Cómo completar con éxito la fase de integración de los nuevos técnicos de mantenimiento

Enfrentados a una escasez de competencias, los empleadores deben asegurarse de cuidar el proceso de integración de los técnicos de mantenimiento. Esta fase de “onboarding” se inicia incluso antes de llegar a la empresa.   A pesar de la crisis sanitaria y económica, existen sectores empresariales que necesitan reforzar sus equipos y siguen realizando contrataciones. Este es el caso, en especial, de las profesiones relacionadas con el mantenimiento, que sufren estructuralmente de una escasez de competencias. En pleno confinamiento, la profesión de técnico de mantenimiento era la que había resistido mejor, con una reducción en el volumen de ofertas de trabajo de “solo” un 29% según un estudio de Randstad.   En la guerra para captar talento que se está librando actualmente, el reto para los empleadores consiste no solo en atraer la perla rara, sino también en conservarla. El periodo de evaluación suele servir de prueba. ¿La unión funciona por ambas partes? ¿El técnico se ha hecho un hueco rápidamente en la empresa? ¿Se integra en el equipo? ¿Respeta los procesos?   Una vez finalizado el periodo de prueba, el empleador no está necesariamente a salvo de una deserción. Según un estudio de la Dares, organismo equivalente al INE en Francia, más de un tercio de los contratos indefinidos se rescinden antes de cumplir un año. Este porcentaje se eleva incluso a un poco más del 45% en el caso de los jóvenes graduados. Los trabajadores de las generaciones Y y Z no dudan en cambiarse de un trabajo a otro en cuanto este no satisface sus expectativas, tanto por lo que respecta a las condiciones de trabajo como a la forma de gestión.

Fidelizar incluso antes de incorporarse al puesto de trabajo

Los primeros días en la empresa son cruciales y el empleador debe asegurarse de cuidar la fase de integración. Este periodo es aún más delicado en el sector del mantenimiento, ya que los técnicos de campo enseguida tienen que irse para realizar su ruta. Por este motivo, conviene no desaprovechar estos primeros y escasos momentos de socialización.   Ha quedado atrás esa época en la que la persona recién contratada llegaba a la empresa sin que nadie la esperase realmente, ni se la presentase a su jefe y a sus nuevos colegas. La integración se realizaba progresivamente, a medida que se sucedían las reuniones y las intervenciones. Por lo general, correspondía al recién llegado dar, él solo, el primer paso.   Desde entonces, las empresas han entendido el desafío que supone la fase de integración. En 2020 la integración se ha profesionalizado y debe seguir una serie de procesos y etapas clave. El proceso de “onboarding” (o inducción de personal) se inicia incluso antes de la llegada física del nuevo trabajador a la empresa. Los “buenos” técnicos, por lo general, están en activo y probablemente deberán avisar con antelación antes de dejar su puesto de trabajo.  

Dejarlo todo preparado el día D

El empleador debe aprovechar este periodo de dos maneras. Se puede ganar tiempo al poder ir adelantando toda la parte administrativa. La persona recién contratada firmará electrónicamente su contrato de trabajo y enviará los elementos que formarán parte de su expediente de RR.HH., como sus datos bancarios, su documento de identidad o un justificante de su domicilio.   Esta fase de “pre-boarding” permite, sobre todo, mantener el vínculo. La dinámica de la última entrevista, celebrada varias semanas o incluso varios meses antes, ha quedado atrás. Es posible que, entretanto, el futuro colaborador haya recibido distintas ofertas. Para evitar que firme con una empresa de la competencia, debe sentirse esperado.   Para que pueda proyectarse en su futuro puesto de trabajo, la Dirección de Recursos Humanos enviará diversa información, como las últimas actualidades de la empresa, un mensaje en vídeo de bienvenida del Director General, un organigrama para se sitúe jerárquicamente (podrá ver quién es su superior directo y sus posibles subordinados), e incluso contenidos de formación online.   Las empresas de mantenimiento que realizan intervenciones en emplazamientos industriales pueden solicitar al futuro técnico sus medidas y su talla de calzado para ir solicitando las prendas de protección de su talla.   Lo mismo ocurre con el dispositivo móvil. Entre un smartphone o una tablet, los profesionales pueden tener una preferencia clara. Según un estudio de la empresa de software Ivanti, el 85% de los colaboradores no disponen el primer día en que se incorporan a su nuevo puesto de trabajo de todos los recursos que necesitan para trabajar.

La necesaria digitalización del proceso de integración…

Estas conversaciones preliminares son, obviamente, electrónicas. Todos los desarrolladores de soluciones de RR.HH., como SAP SuccessFactors, Workday, Cornerstone, Talentsoft, Talentia Software, etc., comercializan un módulo específico para el proceso de onboarding que hace que el tradicional folleto de bienvenida quede totalmente anticuado.   Y si ya había una escasez de conversaciones físicas, sin ninguna duda la crisis sanitaria actual va a acelerar esta digitalización del proceso de integración. Empresas de software como HeyTeam ya han ampliado su oferta para responder a las características concretas de nuestra época, ofreciendo nuevas funcionalidades de onboarding a distancia, como cafés virtuales o reuniones one-to-one con el superior directo.   Una vez que la persona recién contratada se ha incorporado a su puesto de trabajo, este tipo de solución va a completar el “pre-boarding”, programando, en forma de to-do-list, la gira por las funciones de soporte (RR.HH., contabilidad, información, servicios generales) para retirar, entre otros documentos, su identificación de acceso o su tarjeta de la mutua. Completará también, de manera automática, su agenda de reuniones obligatorias con las personas clave de la empresa.

…que, a pesar de todo, sigue siendo una cuestión propia de relaciones humanas

Aunque la tecnología digital permite formalizar un proceso de onboarding, la integración sigue siendo, ante todo, una cuestión de relaciones humanas y de “feeling”. A cualquier empleador le interesa sobremanera que su nuevo trabajador esté en las mejores condiciones, generando para ello un clima de confianza.   El día D, a la persona recién contratada le dará la bienvenida, siempre que sea posible, el propio gerente, y será este el encargado de presentarle a sus nuevos colegas. Si, a continuación, no tiene disponibilidad, se recomienda nombrar a un tutor o padrino, que será el interlocutor preferente con el recién llegado. En el caso de nombrar un padrino, es mejor elegir a alguien de la misma edad y del mismo nivel jerárquico para que la comunicación sea más fluida.   Las siguientes semanas será el jefe del equipo el que tomará el relevo. Deberá supervisar de cerca el comportamiento del nuevo técnico, pero sin presionarle demasiado. Se trata, evidentemente, de cerciorarse de que dispone de las competencias necesarias para llevar a cabo su trabajo.  

Evaluar las competencias técnicas y conductuales

Si bien las aptitudes técnicas son fáciles de verificar, las competencias conductuales son, por el contrario, más complejas de evaluar, como la capacidad para relacionarse o la capacidad para adaptarse a cualquier situación y gestionar el estrés.   Para ello, se puede diseñar una plantilla de evaluación que se presente en forma de check-list. ¿Respeta las instrucciones de seguridad? ¿Tiene un buen trato con los clientes?   El reto consiste en poder comunicar rápidamente el más mínimo problema para no dejar que la situación se prolongue por no haber dicho determinadas cosas. Los hábitos, ya sean buenos o malos, son difíciles de dejar. Además, el objetivo es mantener una comunicación constante para evitar cualquier tipo de malentendido.   Por último, las empresas que incorporan simultáneamente a un gran número de técnicos pueden llevar a cabo acciones de incentivo, del tipo juegos de escape o retos deportivos, para forjar el espíritu de equipo y reforzar el sentido de pertenencia a un colectivo.