SOVEC optimiza sus actividades de mantenimiento

Háblenos un poco de SOVEC y de lo que hace…

Fundada en 1975,  SOVEC Entreprises diseña, construye y mantiene instalaciones eléctricas en edificios, construcción, plantas de alta tensión, baja tensión, automatización, VDI, seguridad y energía solar.

Soy responsable del equipo de mantenimiento, en el cual todos los técnicos ya trabajan con Praxedo.

La empresa cuenta a día de hoy con 280 empleados, y alcanza una facturación de 40 millones de euros.

SOVEC cubre todo el área de Grand Est, así como Ile de France y nuestros 12 técnicos de mantenimiento realizan aproximadamente 1500 órdenes de trabajo al año.

¿Por qué han elegido la solución Praxedo? ¿Qué necesidades tenían?

Comencé en SOVEC hace poco más de 3 años. Durante mi carrera, ya había implementado herramientas de gestión de servicios de campo y CMMS. Entonces, por experiencia, sabía lo que necesitaba para mejorar el desempeño del equipo de mantenimiento en SOVEC.

“Tuvimos que modernizarnos para ganar fluidez en la sincronización de información de campo”

Todo papel: un obstáculo para el desempeño de la actividad de mantenimiento

Nuestro problema era que todavía estábamos operando completamente en papel. Y en nuestro mundo actual, donde todas las actividades se están volviendo digitales, ya no era posible trabajar con cuadernos de papel. Los procesos de gestión de cada orden de trabajo eran muy engorrosos y muy largos.  Esto ralentizaba nuestra capacidad de respuesta a los clientes y limitaba la calidad del seguimiento y trazabilidad de las actividades, sin mencionar la calidad de la comunicación con nuestros clientes. Teníamos que modernizarnos para ganar fluidez en la gestión de la información de nuestras operaciones de campo.

Por ejemplo, antes de implementar el software de gestión de servicios de campo Praxedo, nuestros técnicos acudían a la oficina una vez a la semana, los lunes por la mañana. Presentaban sus partes de trabajo de la semana anterior y recogían sus órdenes de trabajo para la semana en curso.

Necesidad de mejorar la capacidad de respuesta a los clientes.

Sólo los veíamos una vez a la semana. Y cuando había urgencias que gestionar, o solicitudes de información de los clientes sobre las actividades realizadas durante la semana, teníamos dificultades para comunicarnos con ellos. No era efectivo. Nos requería mucho esfuerzo responder a las solicitudes de los clientes.

Necesidad de hacer más cualitativos los informes de los técnicos

Los informes y partes de trabajo se completaban manualmente, escritos a mano, estos documentos eran difíciles de leer, a menudo incompletos, a veces se perdían y, por lo tanto, eran difíciles de tramitar para administración.  La transcripción de la información era un verdadero problema.

Deseo de reducir el tiempo de facturación de las actividades.

Tardábamos al menos una semana en poder crear una factura y enviársela al cliente. Estábamos perdiendo mucho tiempo en este proceso. Teníamos que cambiar nuestra forma de hacer las cosas. Y por eso decidimos equiparnos con un software de gestión de servicios de campo.

La elección de Praxedo: precio, configuración, autonomía

Estudiamos varias soluciones en el mercado y nuestra elección recayó bastante rápido en Praxedo, por varias razones:

• El precio asequible
• La capacidad de adaptar la solución a nuestras necesidades gracias a la configuración
• La autonomía proporcionada después del despliegue, debido a esta configuración: puedes hacer lo que quieras, como quieras.

¿Quién utiliza la solución Praxedo en su empresa y con qué finalidad?

Dentro del área de mantenimiento de SOVEC, utilizamos Praxedo en modo “stand alone”, es decir, no está integrada a otras soluciones. Esto fue una decisión nuestra, aunque sabemos que la solución tiene API para interactuar con otras soluciones de tipo ERP, en SOVEC separamos claramente lo operativo de lo financiero.

La interfaz web para la gestión de actividades

Por un lado, tenemos empleados que utilizan la interfaz web de gestión de actividades y planificación de órdenes de trabajo.

Como Responsable de Mantenimiento, utilizo Praxedo para supervisar las actividades de mis técnicos. La interfaz me permite seguir el progreso de sus órdenes de trabajo, acceder a los informes y también garantizar la gestión de la actividad de campo. Sé lo que está pasando en cualquier momento.  Tengo una visión global y detallada en los cronogramas de las órdenes de trabajo pasadas, actuales y futuras. Y como es una solución en la nube, puedo conectarme, incluso cuando no estoy en mi oficina. Es muy útil.

El Business Manager tiene también acceso a la interfaz web y la utiliza para hacer lo mismo que yo:  supervisión y control de las actividades de campo.

El  Coordinador de Mantenimiento utiliza la interfaz web de Praxedo para  administrar todas las agendas de los técnicos, distribuir las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo y emergencias curativas entre los técnicos.  Es él quien procesa las solicitudes que llegan de los clientes y quien las asigna a los técnicos según su carga, habilidades y ubicación con el fin de garantizar las rutas más óptimas posibles.

Finalmente, tenemos una última categoría de usuarios de la interfaz web, estos son nuestros técnicos piloto. La utilizan para todo lo relacionado con los equipos, manteniendo la base de datos técnica actualizada. En SOVEC, un técnico piloto es un técnico de referencia en un contrato frente a un cliente. Es él quien se encarga de actualizar en Praxedo la información del cliente.

Varios niveles de permisos de usuario en la solución

Praxedo permite administrar diferentes niveles de permisos de usuario en la plataforma. En consecuencia, los técnicos piloto no tienen los mismos permisos que el Coordinador de Mantenimiento o el Gerente Comercial. Tienen un perfil restringido que les permite ver la agenda de sus empleados a lo largo del tiempo. También pueden crear órdenes de trabajo de forma independiente, por ejemplo, para responder a emergencias y reparaciones.

La función “Cerca” muy práctica para técnicos piloto

Nuestros técnicos piloto también tienen acceso a una función muy interesante de la aplicación móvil, la función “Cerca”. Es una característica muy práctica de Praxedo que permite al instante visualizar todas las órdenes de trabajo urgentes pendientes en su radio de acción, alrededor del lugar donde se encuentran ubicados.

La aplicación móvil para técnicos de mantenimiento

Esto me permite pasar al segundo módulo Praxedo utilizado en SOVEC: la aplicación móvil para técnicos.

Todos nuestros técnicos la tienen en su smartphone, incluidos los técnicos piloto. La aplicación móvil les permite completar los partes de trabajo preconfigurados por nosotros.  Se guían paso a paso, con campos obligatorios que deben completar antes de pasar al siguiente paso. Es muy seguro, más rápido y mucho más fiable que el papel. Un técnico introduce mucha más información en su smartphone que si tuviera que escribir todo a mano. Tienen casillas de verificación, opciones en menús desplegables y algunos campos de texto. Pueden, además, incluir fácilmente fotos del antes y después y hacer que el cliente firme directamente en la pantalla de su Smartphone.

La aplicación Praxedo es simple. Nos permite enviar sus agendas directamente a sus bolsillos, y para cada orden de trabajo tienen acceso al historial de las actividades realizadas anteriormente.

Como medida preventiva, establecemos formularios para los tipos de orden de trabajo a realizar.  Luego, se utiliza el filtro de “anomalía” en los formularios para verificar el trabajo de mantenimiento realizado. Por ejemplo, en un hospital donde tenemos 2500 puertas automáticas para revisar, puedo filtrar los informes que indican una anomalía anotada por el técnico y ver qué se ha hecho. Es muy útil.

Como Praxedo es muy flexible, con la configuración puedes crear tantos formularios como quieras.  Actualmente tengo una veintena de formularios creados equipo por equipo. Pero pronto tendré 200.

Y, además, para cada formulario, puedo crear escenarios para enviar notificaciones por correo electrónico o SMS, según lo que quiera un cliente en particular. Esto permite personalizar la comunicación con cada interlocutor. Esto es particularmente valorado por nuestros clientes. En cuanto a la calidad del servicio, es impecable.

¿Cuáles son los principales beneficios que ha aportado la solución Praxedo?

Desde que la implementamos, los beneficios de Praxedo son varios:

Ganancia en productividad

Gracias a los informes digitales, ya no tenemos que pasar la información manualmente del papel al ordenador. Como resultado, podemos reasignar el tiempo dedicado a tareas de mayor valor para nuestro negocio. Praxedo nos ha ahorrado un tiempo considerable en la tramitación administrativa de las órdenes de trabajo.

Mejor preparación de los técnicos para cada orden de trabajo

Con la aplicación Praxedo, los técnicos están mejor preparados para hacer su trabajo. Les enviamos toda la información del cliente, pero también podemos  añadir anexos a sus órdenes de trabajo , con planos técnicos, diagramas de equipos, historial de trabajos previos realizados en los equipos, etc. Resaltar que los técnicos adoptaron Praxedo muy rápidamente, tanto jóvenes como mayores. Esta es una verdadera ganancia en comodidad de trabajo para ellos.

Equipos más empoderados

Desde que implementamos Praxedo, he notado que mis equipos son más responsables de sus actividades. Conocen mejor a sus clientes. También se comunican más y mejor entre ellos. Hay un mejor entendimiento entre los equipos de campo y el equipo de supervisión. Todo es más fluido, todo es más claro. Las responsabilidades están mejor definidas y más claras para cada miembro del equipo.

Mejor capacidad de respuesta a los clientes.

Además, hemos ganado mucho en capacidad de respuesta, porque podemos comunicarnos mejor con nuestros clientes, pero también con nuestros técnicos. Antes solo venían a la oficina una vez a la semana y era difícil atender emergencias. Hoy, con Praxedo, es casi inmediato.  Cuando un cliente nos informa de un problema por la mañana, podemos reaccionar inmediatamente, ver qué técnico puede gestionarlo y enviárselo como tarde por la tarde.  Es mucho más rápido que antes. Y además, todos tienen el mismo nivel de información: el equipo de oficina, el técnico en su smartphone y el cliente a través del envío de notificaciones.

Trazabilidad mejorada de las órdenes de trabajo

Con Praxedo, ahora sabemos exactamente quién hizo qué y dónde. Además, tenemos la firma del cliente en cada parte de trabajo, pero también las fotos del antes/después en los informes. Las fotos nos son útiles en dos niveles:

• Nos permiten aportar pruebas concretas del trabajo realizado al cliente
• También nos permiten, cuando es para el mantenimiento anual de determinados equipos, tener un punto de referencia de un año para otro. Esto es particularmente útil para medir la oxidación de equipos de alto voltaje.

Partes de trabajo más fiables y completos

Praxedo nos ha permitido estandarizar los partes de trabajo. No hay despiste ni posible error.  Los formularios se configuran según los datos que deseamos tener según los tipos de órdenes de trabajo, de lo que quieren nuestros clientes. Los formularios son más completos ya no hay problemas con textos ilegibles, documentos perdidos, falta de información, etc.

Tiempo de facturación reducido de 1 semana a 1 día

También hemos acortado considerablemente nuestro tiempo de facturación. Antes de Praxedo, había que esperar a que el técnico volviera a la oficina el lunes siguiente para recoger sus partes de trabajo, procesarlos y luego crear y enviar la factura al cliente. Nos llevaba al menos una semana.

Con Praxedo, es inmediato. El técnico cierra la orden de trabajo y el parte está inmediatamente disponible en la interfaz de gestión de actividades. Podemos acceder a la información y enviar la factura al cliente el mismo día. Es mucho mejor para nuestro flujo de caja.

Estimación de costes mucho más rápida

Lo mismo ocurre con los presupuestos. Antes de Praxedo, tardábamos una semana en enviar al técnico para evaluar el trabajo y luego otra semana para enviar el presupuesto al cliente. Hoy, recibimos la solicitud del cliente por la mañana, podemos enviar un técnico para que haga presupuesto por la mañana y comunicar la cotización al cliente esa misma tarde. Aquí también, Praxedo nos ahorra una cantidad de tiempo considerable y es mucho mejor para el desarrollo de la actividad.

¿Cómo ve el futuro de su colaboración con Praxedo?

Evidentemente, Praxedo está cumpliendo con creces su función para la mejora del rendimiento de los equipos de mantenimiento en SOVEC.

Como resultado, aumentaremos nuestra cantidad de licencias a medida que contratemos nuevos técnicos de servicio.

Si tiene que resumir la solución Praxedo en 2 palabras clave, ¿cuáles serían?

Diría “Autonomía” y “Satisfacción del Cliente”.

Autonomía

En primer lugar “Autonomía”, porque con Praxedo no es necesario recurrir a un integrador informático. La solución es fácil de usar. No necesitas ser un experto en informática para configurarlo. El soporte brindado por el CSM (Customer Success Manager) de Praxedo está muy bien hecho. Esto permite ser rápidamente autónomo para crear formularios. Una vez que comprendes cómo funciona, puedes incluso jugar con la solución, adaptarla para crear sus propios procesos. Es muy flexible.

La satisfacción del cliente

En segundo lugar, “Satisfacción del cliente”. La solución de Praxedo beneficia a nuestros clientes. No solo en términos económicos, sino también en términos de imagen de marca. Yo “vendo” la solución a mis clientes. Poder ofrecerles un servicio a medida es una verdadera ventaja competitiva.

Podemos configurarlo todo según lo que quieran los clientes: formularios, escenarios para el envío de notificaciones, etc. La comunicación es mucho más fluida. En términos de satisfacción del cliente, con Praxedo hemos alcanzado un verdadero hito. La solución refuerza nuestra credibilidad y nuestra profesionalidad ante los ojos de nuestros clientes. Esto nos permite diferenciarnos de la competencia.