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Planification de la maintenance : 5 manière dont un logiciel de gestion des interventions peut vous aider

XavierBiseul
Xavier Biseul
Le 22 décembre 2021

La planification de tournées de maintenance est un art subtil qui nécessite de tenir compte d’un grand nombre de paramètres. Heureusement, des solutions existent : un logiciel de gestion des interventions de dernière génération facilite la tâche du planificateur. Cependant, en tant que premiers concernés, les techniciens de maintenance doivent être impliqués.

En effet, la planification des interventions est LE process clé d’un service de maintenance. Elle consiste à allouer la bonne compétence à la bonne mission au meilleur moment. Une équation à trois inconnues qui exige du planificateur de jongler avec un grand nombre de critères. Vous devez tenir compte de la localisation des techniciens, de leur expertise, de l’urgence de l’intervention, de sa durée prévisible, du trafic routier, de la météo ou de l’état des stocks de pièces détachées.

La productivité des équipes terrain et la satisfaction client découlent directement de cette optimisation de la planification. L’objectif est double. Il s’agit d’augmenter le taux de résolution à la première intervention, mais aussi de réduire au maximum les déplacements des techniciens afin qu’ils soient autant que possible au contact de l’utilisateur final. 

Un logiciel de gestion des interventions doit intégrer ces dimensions en temps réel. Il ne s’agit plus, comme par le passé, de dresser une file des demandes d’interventions par ordre d’arrivée puis de les affecter aux premiers techniciens disponibles sans tenir compte de leur localisation. Voici nos 5 manières dont un logiciel de gestion des interventions peut vous aider.

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Cacher la complexité de la planification de maintenance derrière une interface fluide

La planification des interventions de maintenance est un art délicat qui exige de la souplesse. Sur un même écran, en tant que dispatcheur, vous devez donc pouvoir visualiser toutes les informations dont vous avez besoin pour suivre en temps réel l’état d’avancement des interventions et réorganiser les plannings en conséquence.

L’interface de votre logiciel de gestion des interventions doit être à la fois exhaustive, et la plus simple et intuitive possible. L’idéal est que, par un simple glisser-déposer, vous déplaciez une intervention, changiez son horaire, l’affectiez à un autre technicien. Au cas par cas, vous pouvez ainsi afficher les tournées de maintenance des collaborateurs tout en restant souple dans le cas d’interventions en urgence.  

Bref, vous planifiez et déplanifiez des interventions à la volée avec un minimum d’actions. Un clic sur une tournée fait apparaître les disponibilités et la charge des techniciens associés. Un clic sur une intervention permet de la sélectionner et de l’ajouter à une tournée. Le logiciel propose alors automatiquement un créneau horaire d’intervention. Bref : une interface fluide est un élément essentiel de votre outil de planification de maintenance !

  Découvrir la planification automatique  

Mettre de l’IA dans le moteur pour automatiser la planification de la maintenance

Dans votre tâche de planificateur, vous êtes désormais aidé par un collègue d’un nouveau genre, l’intelligence artificielle. Praxedo a ainsi conçu le SmartScheduler, à destination des entreprises qui gèrent un grand nombre d’interventions de maintenance tout en étant soumises à des contraintes opérationnelles fortes. Ce module d’optimisation automatique de planning s’appuie sur des algorithmes de type métaheuristique qui ont la particularité d’être performants en quelques secondes. 

En moulinant l’ensemble des critères rentrant dans la constitution d’une planification de maintenance, un moteur basé sur l’IA va pré-construire les tournées et proposer rapidement le meilleur planning possible en tenant compte des temps de trajets et de la charge de travail répartie entre les techniciens. 

L’IA va aussi ingérer l’ensemble des contraintes métiers au moteur comme l’autorisation de déplacer des interventions déjà planifiées, de réattribuer une intervention ou de dépasser l’amplitude horaire de la journée des techniciens.

La planification de maintenance n’est pas figée. L’assistant intelligent fait évoluer son modèle au fil de la journée en intégrant les cas d’urgence et les imprévus comme un accident de la route. Pour autant, il ne se substitue pas au planificateur, mais vous apporte une aide à la décision. La construction du planning optimal se fait de façon collaborative, entre l’homme et la machine.

Marier harmonieusement la planification de la maintenance et de l’urgence

Vous remplissez les agendas de vos techniciens de tâches de maintenance préventive dont la fréquence et la durée sont connues. Ces actions programmées ne relevant pas d’un cas d’urgence, votre rôle de dispatcheur est de saisir la bonne fenêtre de tir pour les programmer. Mais à ces tâches identifiées en amont s’ajoutent toutes les interventions non prévues, qui viennent parfois redistribuer les cartes de la planification des interventions de maintenance.

Tout l’enjeu consiste à marier harmonieusement le récurrent et l’urgence en équilibrant la charge de travail des collaborateurs. Vous devez planifier ces interventions de maintenance tout en laissant des plages de libre pour les situations d’urgence qui interviendront entretemps. Disposer d’un logiciel de gestion des interventions, qui gère la contrainte du temps réel et donne la visibilité nécessaire sur l’état d’avancement des interventions de maintenance déjà affectées, permet de jouer sur ces deux niveaux de temporalité.

Par exemple, Praxedo automatise cette planification selon une fréquence et une période prédéfinies pour un site donné ou tous les sites d’un client, pour un équipement ou tous les équipements d’un site.

Permettre au technicien de maintenance de garder une main sur la planification de ses interventions

En dépit des apports de l’intelligence artificielle ou de l’automatisation, le planning des tournées est difficile à respecter. Lorsque des imprévus surgissent, obligeant à décaler des interventions de maintenance préventive planifiées en amont, cela peut entraîner le non-respect des niveaux de services (SLAs).

Afin de réduire les motifs de mécontentement de la part des clients (entreprises ou particuliers), la réactivité reste le maître mot d’un centre de services. Vous devez visualiser l’activité sur le terrain afin de savoir à tout moment si les équipes terrain sont disponibles, en route, en intervention, s’ils sont en avance ou en retard par rapport à leur planning de la journée.

Quel que soit le niveau de planification défini en amont, le terrain garde le dernier mot. Un logiciel de gestion des interventions doit permettre à un technicien de “s’auto-planifier” si nécessaire. Sur son terminal mobile, il consulte les interventions à réaliser autour de lui et préempte une mission s’il est disponible.

De façon plus générale, les techniciens doivent être impliqués dans les mécanismes qui entrent en jeu dans la planification, qu’il s’agisse de maintenance ou d’urgence. Pour ne pas subir des emplois de temps intenables, les premiers concernés ont leur mot à dire pour, par exemple, évaluer la durée prévisible d’une intervention. Cette mise à contribution facilite, par ailleurs, l’adhésion à la politique de planification. 

Un effort de communication doit être aussi fait pour expliquer aux techniciens que la géolocalisation en temps réel n’est pas un moyen de les “fliquer” mais bien de réduire les temps de déplacement, de fluidifier les tournées et donc, par contrecoup, d’améliorer leurs conditions de travail. Avec des techniciens moins stressés, le client bénéficie d’un meilleur service. Un vrai cercle vertueux.

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Regarder la planification de maintenance passée pour améliorer le quotidien

Un responsable de service peut apprendre du passé pour améliorer la planification. Depuis les tableaux de bord d’un module de reporting, vous pouvez analyser la performance collective et individuelle de vos techniciens. Tel collaborateur prend plus de temps que la moyenne pour ce type intervention ? Autant ne pas le lui confier en priorité. Tel autre est plus performant le matin et en début de semaine ? Un agenda personnalisé tenant compte de ses préférences peut lui être proposé.

 Un technicien peut aussi avoir des affinités particulières avec une entreprise cliente. Au fil des années, des liens se sont noués avec ses interlocuteurs, il connaît par cœur le fonctionnement de l’installation à maintenir. Il va de soi qu’au moment de la planification, le technicien sera prioritaire pour intervenir chez ce compte. La durée d’intervention sera réduite d’autant et la satisfaction client renforcée.

Afin d’optimiser la planification de vos interventions de maintenance, il convient avant tout de faire en sorte de gérer de manière fluide les différents types d’interventions auxquelles vous faites face. La compétence de vos techniciens, l’optimisation de leurs plannings, le respect des clauses contractuelles, sont autant de critères à prendre en compte lorsque des interventions en urgence interviennent dans la planification de la maintenance. Un logiciel de gestion des interventions tel que Praxedo peut vous accompagner dans ces problématiques, quel que soit votre secteur !