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Planning de tournée : comment anticiper la durée des interventions de vos techniciens ?

KieranLePeron
Kieran Le Peron
Le 21 avril 2022

Un planning de tournée désigne un document contenant les trajets et visites à effectuer sur une période donnée (jour, semaine, mois). La conception d’un planning de tournées d’interventions est crucial pour les entreprises de services et répond à diverses problématiques.

Par exemple, il arrive que des imprévus surgissent, des urgences qui obligent à décaler des interventions de maintenance planifiées en amont, entraînant des cas de non-respect des engagements contractuels et provoquant le mécontentement de certains clients. 

L’enjeu est de limiter l’impact de ces imprévus sur l’activité générale de l’entreprise et d’améliorer la rentabilité de vos activités. D’où l’importance de disposer à l’avance d’un planning d’intervention le plus précis possible. Avec Praxedo, on vous propose la solution pour une planification intelligente.

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Logiciel de gestion d’interventions pour technicien : évaluer ses besoins, faire le bon choix

 
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Élaboration d’un planning de tournée : quelles étapes ?

L’élaboration d’une planification de tournées d’interventions réussie est synonyme de productivité et de rentabilité.

ÉTAPE 1: FIXER LES CONTRAINTES LOGISTIQUES

L’outil de planification de tournées d’interventions prend en compte les contraintes logistiques des équipes. Un technicien spécialisé en téléphonie travaillant de 9h00-13h00 a des contraintes liées à ses horaires et son expertise. L’avantage de l’outil de plan de tournées est qu’il ne pourra pas lui proposer des interventions en dehors de ses plages horaires.

ÉTAPE 2 : CONNAÎTRE AU PRÉALABLE LES POINTS D’INTERVENTIONS

Pour constituer un planning de tournée optimal, il faut connaître les points d’interventions et les contraintes associées. D’où la nécessité de planifier les interventions en octroyant une certaine liberté.

ÉTAPE 3 : INDIQUER DES CRÉNEAUX HORAIRES LARGES 

Vos clients aiment connaître l’horaire précis d’intervention à leur domicile. Planifier les tournées permet justement de déterminer un horaire de passage restreint. Ensuite, vous obtenez un planning de tournées d’intervention et des créneaux horaires précis qui seront notifiés aux clients au moment adéquat.

Avec le module SmartScheduler de Praxedo, vos planificateurs optimisent en quelques secondes les tournées de vos techniciens. S’appuyant sur des algorithmes créés par les ingénieurs de Praxedo, l’outil analyse vos contraintes opérationnelles et les distances parcourues entre les lieux d’interventions pour les minimiser.

ÉTAPE 4 : COMPLÉTER LES PLANNING DES AGENTS D’INTERVENTION

Pendant la planification d’une intervention sur le terrain, le logiciel de plan de tournée complète les plannings des techniciens. Ainsi, il améliore le taux de remplissage des agendas des techniciens en ajoutant des rendez-vous de dernière minute dans une tournée existante. Quoi de mieux pour rentabiliser vos interventions en optimisant vos coûts.

Planning de tournée : les bonnes pratiques pour sa conception

ATTENTION AUX EFFETS PERVERS D’UNE ABSENCE DE COMMUNICATION SUR LE LOGICIEL DE PLAN DE TOURNÉE

Une bonne communication évite les effets pervers. S’il pense que vous allez essayer d’essorer au maximum son temps de travail, un technicien pourra être enclin à déclarer qu’une tâche lui prend plus de temps qu’en réalité. Ainsi, il se gardera une marge de « sécurité », pour prendre un café par exemple. 

À l’inverse, si un technicien déclare précisément le temps moyen qu’il lui faut pour réaliser une intervention, l’entreprise peut être amenée à réduire ses temps d’intervention et à lui imposer une pression qui pourra lui poser problème. Sous l’effet d’un stress constant, il sera amené à réaliser ses interventions à la va-vite pour tenir les garanties de temps d’intervention ou de rétablissement. Vite fait, mais mal fait.

ÉTABLIR DES DURÉES STANDARDS PAR INTERVENTION ET BIEN GÉRER LE LOGICIEL DE TOURNÉE

Il faut prendre le temps de bien communiquer avec les techniciens terrain. Et ainsi collecter des données pour établir des moyennes standards pour chaque type d’intervention. Un technicien A peut déclarer avoir besoin d’1 heure pour un type d’intervention, là où un technicien B déclare nécessiter 40 minutes. Un compromis acceptable peut donc être de fixer un temps moyen de 50 minutes dans les engagements contractuels pour réaliser ce type d’intervention.

Les bénéfices d’un planning de tournée optimisé

LE PLANNING DE TOURNÉE OPTIMISÉ VOUS PERMET D’AMÉLIORER VOTRE PRODUCTIVITÉ

Grâce à l’outil de planification des tournées, vos techniciens peuvent visiter plus de clients. L’outil permet aussi d’équilibrer la charge de travail entre les différents techniciens. Enfin, vous améliorez l’expérience utilisateur de vos clients en raccourcissant les délais d’intervention et en respectant les horaires communiqués.

LE LOGICIEL DE TOURNÉE COMPARE LES PERFORMANCES DE VOS TECHNICIENS

Le logiciel de tournée est un excellent moyen de comparer les performances de vos techniciens grâce aux différentes informations telles que les horaires, le nombre et la durée d’interventions.

LE LOGICIEL DE TOURNÉES MET EN VALEUR DES POINTS FORTS OU DES POINTS D’AMÉLIORATION

Outre le fait d’optimiser les plannings des techniciens, procéder ainsi permet à chaque technicien de situer ses performances par rapport aux standards établis et de mettre en valeur des points forts ou des points d’amélioration. 

LE PLAN DE TOURNÉE PERMET DE RÉCOMPENSER LE TECHNICIEN LE PLUS PERFORMANT

En prenant en compte les indicateurs (durée d’intervention, nombre de visites) vous êtes en mesure de déterminer quel technicien est le plus performant. L’occasion idéale pour récompenser les plus méritants.

LE LOGICIEL DE TOURNÉE ACCOMPAGNE CELUI QUI A BESOIN DE PROGRESSER SUR CERTAINS ASPECTS DE SON TRAVAIL

Comme dit précédemment, l’ensemble des informations vous permet de juger les performances de vos techniciens. Il se peut que des techniciens soient moins performants que d’autres parce qu’ils éprouvent certaines difficultés. 

L’avantage d’un logiciel de tournée est de détecter ces techniciens. Libre à vous de proposer une formation professionnelle en mettant en binôme des techniciens moins performants avec des profils expérimentés.

Avec Praxedo, logiciel de tournée, tout le monde est gagnant. L’entreprise comme le technicien qui se voit ainsi récompensé ou encouragé à progresser.

Praxedo, le logiciel le plus élaboré du marché pour votre planning de tournée

UN LOGICIEL DE TOURNÉE COMPOSÉ DE TABLEAUX DE BORDS DE SUIVI DES TECHNICIENS

Au-delà de l’établissement de durées standards, comme vu ci-dessus, il faut également disposer de tableaux de bord permettant un suivi des indicateurs de performance pour chaque technicien. En suivant les données d’activité de chaque technicien, le responsable de conduite d’activité peut ainsi comparer les performances en fonction de différents paramètres, comme la localisation, les horaires d’intervention, les clients, les types d’interventions, etc. jusqu’à faire apparaître la configuration idéale dans laquelle chaque technicien atteint son optimum de performance. 

Ensuite, grâce à son module de planification intelligente, le responsable de conduite d’activité pourra entrer ces paramètres dans le moteur d’intelligence artificielle et optimiser l’attribution des interventions en fonction de ces données.

UN LOGICIEL PLAN DE TOURNÉE ADAPTÉ AUX PERFORMANCES DES TECHNICIENS

Cela peut se traduire concrètement par une adaptation du planning et des types d’interventions confiées à chaque technicien. Prenons un exemple. Après analyse de l’historique des interventions, votre logiciel de gestion d’interventions remonte les données suivantes concernant l’un de vos techniciens (appelons-le Christophe). Le mardi matin à 10h00, il a besoin de 35 minutes pour réparer un équipement X. Or, ce même type d’intervention lui demande 50 minutes le jeudi à 16h00. Comment s’adapter ? 

Et bien, après analyse de cet historique de données d’interventions, il est possible de conclure que Christophe est plus performant le matin et au début de la semaine. À partir de là, il est possible de prendre des mesures en matière de planning et de suivi pour s’assurer d’utiliser Christophe au mieux de ses performances :

  • Le responsable de la conduite d’activité suit Christophe plus attentivement les jeudis après-midi ;
  • Le responsable de la conduite d’activité privilégié pour Christophe les interventions les plus importantes le matin, quand il est plus performant ;
  • Il peut également lui attribuer les interventions les moins prioritaires sur les plages horaires où Christophe est moins performant ;
  • Il peut enfin se demander quels sont les autres facteurs qui entrent en jeu dans le niveau de performance de Christophe : temps de trajet, météo, retard d’un client à un rendez-vous, etc.

 

Avec Praxedo, anticipez la durée des interventions de vos techniciens grâce au planning de tournée.