Dispositif interne de recueil et de traitement des alertes professionnelles

Préambule

L’entreprise Praxedo (ci-après dénommée “Entreprise”) définit une procédure de recueil et de traitement des alertes professionnelles, dans le cadre de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 modifiée par la loi Waserman n° 2022-401 du 21 mars 2022 et le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022.

Cette procédure (ci-après dénommée “le Dispositif”) a pour but d’encadrer le signalement de crimes, délits, menaces ou préjudices pour l’intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d’un engagement international, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale, du droit de l’Union européenne, de la loi ou d’un règlement, survenus dans l’Entreprise.

Article 1 – Qualité du lanceur d’alerte

Le lanceur d’alerte (ci-après dénommé « Lanceur d’alerte ») est une personne physique qui signale ou divulgue sans contrepartie financière directe et de bonne foi des informations obtenues dans le cadre de ses activités professionnelles ou dont il a eu personnellement connaissance portant sur des faits illicites qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans l’Entreprise.  

Peuvent être Lanceurs d’alerte :

  • les membres du personnel et anciens membres du personnel (pour des informations obtenues dans le cadre de leur relation de travail) ainsi que les personnes ayant candidaté à un emploi (lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette candidature) au sein de l’entité concernée ;
  • les actionnaires, associés et autres titulaires de droits de vote au sein de l’assemblée générale ;
  • les membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance ;
  • les collaborateurs extérieurs ou occasionnels ;
  • les cocontractants et les sous-traitants ainsi que les membres du personnel et les membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance des cocontractants et sous-traitants lorsqu’ils sont des personnes morales.

En revanche, une personne morale ne peut pas bénéficier du statut de lanceur d’alerte (ex : organisations syndicales, associations etc.).

Article 2 – Nature des faits signalés

Le Lanceur d’alerte peut signaler des informations qui portent sur:

  • un crime ou un délit ;
  • une menace ou un préjudice pour l’intérêt général ;
  • une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un engagement du Droit de l’UE, de la loi ou du règlement.

Seuls les signalements strictement limités aux domaines visés ci-dessus peuvent être traités dans le cadre du Dispositif.

Cela peut concerner par exemple des faits de discrimination, d’harcèlement, de fraude, d’escroquerie, d’abus de biens sociaux, de délit d’initié, de trafic d’influence, de risque majeur de pollution, d’atteinte à la santé publique, de travail illégal, etc.

A titre d’exception, le signalement ne peut pas porter sur des informations couvertes par le secret de la défense nationale, le secret médical, le secret des délibérations judiciaires, le secret de l’enquête ou de l’instruction judiciaires ou le secret professionnel de l’avocat.

Article 3 – Protection du Lanceur d’alerte 

Le Lanceur d’alerte ne peut faire l’objet, de mesures discriminatoires ou de mesures de représailles ou de tentatives de recourir à ces mesures, notamment sous les formes suivantes :

  • suspension, mise à pied, licenciement ou mesures équivalentes ;
  • rétrogradation ou refus de promotion ;
  • transfert de fonctions, changement de lieu de travail, réduction de salaire, modification des horaires de travail ;
  • suspension de la formation ;
  • évaluation de performance ou attestation de travail négative ;
  • mesures disciplinaires imposées ou administrées, réprimande ou autre sanction, y compris une sanction financière ;
  • coercition, intimidation, harcèlement ou ostracisme ;
  • discrimination, traitement désavantageux ou injuste ;
  • non-conversion d’un contrat de travail à durée déterminée ou d’un contrat temporaire en un contrat permanent, lorsque le travailleur pouvait légitimement espérer se voir offrir un emploi permanent ;
  • non-renouvellement ou résiliation anticipée d’un contrat de travail à durée déterminée ou d’un contrat temporaire ;
  • préjudice, y compris les atteintes à la réputation de la personne, en particulier sur un service de communication au public en ligne, ou pertes financières, y compris la perte d’activité et la perte de revenu ;
  • mise sur liste noire sur la base d’un accord formel ou informel à l’échelle sectorielle ou de la branche d’activité, pouvant impliquer que la personne ne trouvera pas d’emploi à l’avenir dans le secteur ou la branche d’activité ;
  • résiliation anticipée ou annulation d’un contrat pour des biens ou des services ;
  • annulation d’une licence ou d’un permis ;
  • orientation abusive vers un traitement psychiatrique ou médical.

Le Lanceur d’alerte ne peut être écarté d’une procédure de recrutement ou de l’accès à un stage ou à une période de formation en entreprise, ne peut être sanctionné, licencié ni faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de mesures d’intéressement ou de distribution d’actions, de formation, de reclassement, d’affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, d’horaires de travail, d’évaluation de la performance, de mutation ou de renouvellement de contrat, ni de toute autre mesure prévue ci-dessus, pour avoir signalé ou divulgué des informations dans les conditions prévues par le Dispositif.

Le Lanceur d’alerte ayant signalé ou divulgué publiquement des informations n’est pas civilement responsables des dommages causés du fait de leur signalement ou de leur divulgation publique dès lors qu’il avait des motifs raisonnables de croire, lorsqu’il y a procédé, que le signalement ou la divulgation publique de l’intégralité de ces informations était nécessaire à la sauvegarde des intérêts en cause.

De la même manière le Lanceur d’alerte bénéficie de l’irresponsabilité pénale prévue à l’article 122-9 du code pénal dès lors que cette divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause, qu’elle intervient dans le respect du Dispositif.

En revanche, si la personne agit de mauvaise foi, en signalant des faits dont il connaît le caractère mensonger, il ne bénéficie pas de la protection du Lanceur d’alerte et peut donc être sanctionné disciplinairement et être poursuivi pénalement, notamment pour dénonciation calomnieuse (peine maximale de 5 ans d’emprisonnement et 45.000 euros d’amende) ou diffamation.

Article 4 – Recueil du signalement

4.1 Qualité du Référent Alerte

Le signalement interne est communiqué au destinataire suivant (ci-après dénommé “Référent Alerte”) : le Responsable Ressources Humaines.

Le Référent Alerte exerce ses missions de manière indépendante et impartiale. Il garantit la confidentialité des informations recueillies.

4.2 Modes de recueil des faits signalés

Le signalement doit être effectué par e-mail à l’attention du Référent Alerte à l’adresse électronique suivante : signalement@praxedo.com. 

Le Lanceur d’alerte peut, selon les mêmes moyens, transmettre tout élément de nature à étayer son signalement.

4.3 Précisions sur les faits signalés

Le Lanceur d’alerte doit préciser les éléments suivants lors du signalement :

  • sauf si le signalement est anonyme, son identité, sa fonction et ses coordonnées ;
  • les identités, fonctions et coordonnées de la (ou des) personnes visée(s) par le signalement ;
  • la description des faits signalés ;
  • les éléments de preuve s’ils existent.

Le Référent Alerte prend soin d’accuser réception du signalement par écrit dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de sa réception, en répertoriant l’ensemble des éléments reçus.

4.4 Validation des conditions d’exercice de l’alerte 

Le Référent Alerte vérifie que toutes les conditions du Dispositif sont remplies, en particulier la qualité du Lanceur d’alerte et l’objet du signalement.

S’il l’estime nécessaire, il peut demander des compléments d’information au Lanceur d’alerte.

Le Lanceur d’alerte est informé par écrit de la recevabilité ou non de son signalement au regard du Dispositif. S’il n’est pas recevable, il est procédé à la clôture du signalement.

Lorsque le Référent Alerte considère que le signalement concerne une entreprise appartenant au même groupe, il peut inviter le Lanceur d’alerte à lui adresser également. Il peut également l’inviter à retirer le signalement reçu s’il estime qu’il serait traité de manière plus efficace par cette seule autre entreprise.

Article 5 – Traitement du signalement

5.1 Méthode de traitement

Le Référent Alerte prend soin de vérifier l’exactitude de tous les éléments signalés. Un complément d’informations peut être demandé au Lanceur d’alerte.

Il prend toutes mesures utiles pour traiter le signalement, notamment en déclenchant une enquête dès que cela s’avère nécessaire pour déterminer la réalité et la matérialité des faits rapportés.

L’enquête est mise en œuvre dans les conditions suivantes :

  • composition d’une commission d’enquête, qui peut selon les cas être composée du Référent Alerte et/ou d’un membre de la Direction et/ou d’un membre du CSE, le(s) membre(s) étant soumis à un engagement de confidentialité,
  • audition, après convocation écrite, du Lanceur d’alerte, de la ou les personne(s) mise(s) en cause dans le signalement, et, si nécessaire, de l’environnement de travail du Lanceur d’alerte et de la ou les personne(s) mise(s) en cause (responsable hiérarchique, autres membres de l’équipe, etc.),
  • établissement de comptes-rendus d’audition,
  • établissement, par la commission d’enquête, d’un rapport d’enquête comportant le cas échéant les mesures qui s’avéreraient nécessaires pour remédier à l’objet du signalement.

Si les faits le justifient et que le Référent Alerte l’estime nécessaire, l’enquête peut être menée par des tiers spécialisés dans la conduite d’enquêtes ou dans certains domaines utiles à l’enquête (par exemple, domaines informatique, juridique, financier, comptable).

Dans ce cas, ces tiers s’engagent contractuellement à ne pas utiliser les données à des fins détournées, à assurer leur confidentialité, à respecter la durée de conservation des données et à procéder à la destruction ou à la restitution de tous les supports de données à caractère personnel au terme de leur prestation.

5.2 Issues du traitement 

Le Référent Alerte communique par écrit au Lanceur d’alerte, dans un délai maximal de trois mois à compter de l’accusé de réception du signalement (ou, à défaut d’accusé de réception, trois mois à compter de l’expiration d’une période de sept jours ouvrés suivant le signalement), des informations sur les suites données à son signalement.

Le Référent Alerte informe alors le Lanceur d’alerte des mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l’objet du signalement.

Ce délai est porté à six mois si les circonstances particulières de l’affaire, liées notamment à sa nature ou à sa complexité, nécessitent de plus amples diligences, auquel cas l’autorité justifie de ces circonstances auprès de l’auteur du signalement avant l’expiration du délai de trois mois précédemment mentionné. 

Lorsque les éléments du signalement sont inexacts, infondés, manifestement mineurs, ne contiennent aucune nouvelle information significative par rapport à un signalement déjà clôturé ou que le signalement est devenu sans objet, le Référent Alerte informe le Lanceur d’alerte et les personnes visées par le signalement de la clôture du signalement.

Article 6 – Confidentialité et droit d’accès

6.1 Droit d’accès aux données personnelles

Le Lanceur d’alerte et la ou les personnes mise(s) en cause par le signalement peuvent accéder, sur demande formulée auprès du Référent Alerte, aux données les concernant et en demander la rectification ou la suppression, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.

6.2 Confidentialité des informations

L’Entreprise s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir la stricte confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l’identité de l’auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné, notamment par les personnes ayant connaissance de l’identité du Lanceur d’alerte et/ou des personnes visées par le signalement et de la nature des faits signalés.

L’accès à ces informations est interdit aux membres du personnel qui ne sont pas autorisés à en connaître dans le cadre du Dispositif.

Les éléments de nature à identifier le Lanceur d’alerte ne peuvent être « divulgués », sauf à l’autorité judiciaire, qu’avec le consentement de celui-ci. Ils peuvent être communiqués à l’autorité judiciaire, dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à celle-ci. Le Lanceur d’alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire. Des explications écrites sont jointes à cette information.

Les éléments de nature à identifier la ou les personne(s) mise(s) en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé du signalement.

6.3 Conservation et destruction des informations

Les données et informations relatives au signalement sont détruites ou archivées (après anonymisation) à l’expiration du temps strictement nécessaire et proportionné à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers mentionné dans le signalement, en tenant compte d’éventuelles enquêtes complémentaires.

Compte tenu du fait qu’une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont susceptibles d’être engagées à l’encontre de la personne visée ou de l’auteur d’un signalement abusif, les éléments du dossier relatifs au signalement sont conservés pendant 6 ans après la clôture du signalement. Si la procédure disciplinaire ou les poursuites judiciaires s’étendent au-delà de ces 6 ans, les éléments du dossier relatifs au signalement sont conservés jusqu’au terme de la procédure ou des poursuites.

Article 7 – Date et durée d’application

Le Dispositif entre en vigueur à compter de sa date de signature pour une durée indéterminée.

L’Employeur pourra y mettre fin par voie de dénonciation. 

Il annule et remplace tout autre document interne portant sur le même Dispositif. 

Article 8 – Communication du Dispositif

Le CSE a été informé et consulté sur le projet de Dispositif.

Il est diffusé sur l’Intranet de l’Entreprise.

Le Dispositif est également accessible sur le site internet de l’Entreprise.