Comment réduire de 80 % son délai de facturation grâce à Praxedo

Techservices, un service après-vente spécialement dédié aux garages et contrôles techniques

Techservices a été créée en mai 2019. C’est une filiale à 100 % du groupe Autodistribution.

La société propose une offre globale de services après-vente pour accompagner les garages et contrôles techniques dans la gestion de leurs équipements d’atelier sur la totalité de la région Rhône-Alpes.

Elle opère sur 4 métiers : la pose, la maintenance, le dépannage, et les contrôles réglementaires, et chaque client bénéficie d’un interlocuteur unique pour l’accompagner à chaque étape du cycle de vie de ses équipements. 

Techservices compte 18 employés à l’heure actuelle, dont 13 techniciens pour un chiffre d’affaires de 1,9 millions d’euros en 2021. Ils effectuent 3700 interventions par an tous métiers confondus.

Des besoins spécifiques rapidement identifiés

Un traitement long des dossiers papier

Avant d’utiliser Praxedo, les techniciens Techservices travaillaient avec des fiches d’intervention papier. Le traitement des dossiers était long du fait que les fiches n’arrivaient pas immédiatement au bureau, le temps que le technicien y repasse.

Cela concerne la rédaction des devis, les échanges avec les clients, et les commandes de pièces, qui ne pouvaient être traités que 3-4 jours après l’intervention, en moyenne, avec cet ancien mode de fonctionnement.

Par ailleurs, la planification était effectuée sur un logiciel datant d’une vingtaine d’années, LOTUS.

• La fiche d’intervention doit être lisible dès la fin de l’intervention pour traiter le dossier dans les meilleurs délais.
• Le planificateur et le technicien doivent pouvoir interagir en temps réel sans passer par des appels téléphoniques.
• Il faut éviter les confusions sur les noms de ville, les noms de l’interlocuteur sur place, pour éviter que le technicien aille chez le mauvais client.

Praxedo, la solution évidente pour résoudre ces problématiques

Après comparaison, ils ont opté pour Praxedo pour les raisons suivantes : 

• La solution est simple d’appropriation, elle est rapide à prendre en main et l’interface est familière.
• Elle est très pratique tant du côté de la planification que du côté du technicien.
• Le support client est disponible et très réactif.
• La solution est modulable à l’infini selon nos besoins, et surtout selon les besoins de nos clients, ce qui procure une vraie agilité opérationnelle.

Une utilisation de Praxedo à 360 °

L’interface web pour le personnel administratif

D’un côté, le planificateur et le responsable du SAV, assurent la planification des interventions des techniciens chez les clients via l’interface web. 

La création de planning en mode glissé/déposé est très pratique pour placer les interventions dans l’agenda de chaque technicien. Cela permet de mixer facilement les interventions urgentes et les visites de maintenance, sans créer de confusion.

Le système des drapeaux et des notifications d’activité est également beaucoup utilisé. 

“Cela permet à notre SAV de suivre en temps réel l’état d’avancement des techniciens dans leurs interventions.”

Enfin, le planificateur peut via l’interface web transmettre directement au technicien toutes les informations nécessaires pour mener à bien ses interventions.

L’application mobile pour les techniciens sur le terrain

De l’autre côté, sur le terrain, chaque technicien est doté de l’application mobile Praxedo. Ils y reçoivent leurs plannings, avec toutes les informations utiles pour préparer et réaliser leurs interventions. Ils complètent immédiatement leur rapport chez le client via l’application.

“Comme il est pré-paramétré, ils ne peuvent pas se tromper, ni oublier une information.”

Ils peuvent y insérer des photos avant/après et faire signer le rapport par le client directement dans l’application. Ensuite, le rapport est validé et envoyé rapidement par mail au client au format PDF.

Techservices a identifé de nombreux avantages à l’utilisation de Praxedo

Praxedo a permis à Techservices de s’améliorer sur de nombreux points.

La qualité de nos rapports d’interventions s’est radicalement améliorée, puisqu’ils sont désormais uniformes, complets et lisibles.

Ils ont aussi beaucoup gagné en réactivité.

“Par exemple, on a constaté un gain de temps de 48h pour la présentation du devis au client. Notre objectif est que le client puisse avoir son devis dans les 24h, et l’on sait que Praxedo sera le bon partenaire pour y arriver.”

Ils ont déjà constaté une amélioration de leur productivité administrative et une diminution de 80 % du temps de facturation !  

Une utilisation inscrite dans le temps 

À l’avenir, Techservices souhaite utiliser toutes les propriétés de l’outil pour la totalité de leurs métiers, ainsi que les ordres de services qui permettent de sélectionner les équipements. Ils souhaitent aussi mettre en place les KPI de suivi d’activité. 

Modernité et Qualité de Service, deux mots clés pour définir Praxedo 

Modernité, car Praxedo permet de passer de l’ère du papier à celle du tout digital.

“Et c’est une excellente chose car ce sont désormais les standards du marché !”

Et Qualité de service, un des facteurs clés du succès de l’activité de Techservices. Praxedo leur permet un suivi précis des parcs équipements de leurs clients.

“Cela nous permet de réagir rapidement, et c’est particulièrement précieux pour nous et pou nos clients.”