Comment SIA Service répond à ses spécificités métiers et obligations réglementaires avec Praxedo.

Parlez-nous en quelques mots de votre société SIA Service et de ses activités…

Créée en 1981, SIA Service a rejoint le groupe SOPREMA en 2003.

L’entreprise est spécialisée dans l’installation et l’entretien d’équipements de sécurité incendie. Parmi ceux-ci se trouvent les équipements de désenfumage mécanique, les BAES (blocs autonomes d’éclairages de sécurité), les RIA (robinets d’incendie armés), ainsi que les dispositifs de désenfumage naturel, les extincteurs, les portes coupe-feu et les systèmes de détection incendie, tous quatre certifiés APSAD.

SIA Service compte 160 salariés et dispose de 8 agences et 4 antennes couvrant la France entière (Paris, Bordeaux, Arles, Toulouse, Rennes, Rouen, Lille, Strasbourg, Clermont-Ferrand, Lyon, Dijon,ou encore Sarralbe). Ses 90 techniciens effectuent plus de 10 000 interventions par an, et peuvent se déplacer jusqu’en Belgique ou au Luxembourg.

Avec un chiffre d’affaires de 23 millions d’euros en 2022, l’entreprise connaît une croissance de 24% par rapport à 2021. 

Quelles sont les spécificités de votre métier en matière de gestion d’interventions ?

Les contraintes liées à l’activité de SIA Service concernent le travail en multisite sur l’ensemble du territoire français, ainsi que la gestion de métiers réglementés selon différentes normes, sur les chantiers et sur la prévention par analyse des risques.

Nos enjeux principaux concernent les VGP (vérifications générales périodiques) ainsi que les obligations liées au code du travail : interventions à réaliser à date anniversaire, fourniture de comptes-rendus d’interventions, gestion des heures des techniciens, suivi des véhicules, réactivité sur les interventions de dépannage, …

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ? 

Il y 6 ans, nous étions sur de la planification non dématérialisée, c’est-à-dire sous forme de tableaux accrochés aux murs avec le nom des techniciens et leurs interventions à réaliser.

Les rapports d’interventions étaient quant à eux réalisés sous format papier, puis étaient transmis à l’assistante chaque fin de semaine, au retour des techniciens.

Nous souhaitions centraliser notre planification, afin d’être plus réactifs quant à nos maintenances nationales. Cette réactivité nous permet également de transmettre les rapports de conformité à nos clients plus rapidement et d’obtenir le paiement de nos interventions. Par ailleurs, nous souhaitions aussi simplifier la gestion des feuilles d’heures de nos techniciens.

Enfin, la dématérialisation de l’ensemble de notre système intervient dans le cadre de la démarche environnementale définie dans notre politique RSE.

Pour répondre à l’ensemble de ces besoins, notre groupe SOPREMA nous a proposé la solution avec Praxedo et nous en sommes très contents. Le lien préexistant entre Praxedo et notre logiciel de facturation TIAMP a conforté ce choix.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

Un usage de Praxedo pour accompagner la gestion quotidienne des interventions

L’ensemble de notre personnel sédentaire utilise la plateforme web Praxedo :

• Les conducteurs de travaux : pour qualifier, pré-planifier et planifier les différentes interventions (travaux, maintenance, maintenance corrective et dépannage) ;
• Les assistantes : pour extraire des rapports ;
• Les responsables hiérarchiques : pour suivre l’activité de leur collaborateur et visualiser les indicateurs de plan de charge, les chantiers à re-planifier ou faisant l’objet de nouveaux devis.

L’ensemble de nos techniciens utilisent l’application mobile Praxedo pour :

• Accéder aux historiques d’interventions,
• Déclarer leurs heures de travail,
• Remplir les formulaires obligatoires quant à nos métiers,
• Valider les PPSPS ou plan de prévention avant intervention,
• Mesurer la satisfaction client grâce au questionnaire à remplir par leurs soins.

De plus, Praxedo s’intègre à notre logiciel de facturation TIAMP, ainsi qu’à notre logiciel de localisation de véhicules et à notre logiciel de paie. La solution nous permet une gestion centralisée de l’ensemble des techniciens et du cycle d’intervention.

Une solution adaptée à la gestion des spécificités terrain et réglementaires de l’activité

Pour répondre à nos spécificités et obligations métiers, nous avons créé 4 formulaires différents dans la solution Praxedo. Chacun répond à une activité particulière : maintenance corrective, interventions de dépannage ou travaux simples.

Par ailleurs, en arrivant sur une intervention, les techniciens ont des obligations vis-à-vis de l’analyse des risques. Ils doivent impérativement compléter un formulaire contenant une check-list, des tableaux, des champs rédactionnels, et accompagner leurs déclarations de photos, afin de s’assurer de la conformité et de la sécurisation des lieux et équipements. Si les conditions ne sont pas remplies, l’intervention ne peut pas se poursuivre.

Afin qu’ils puissent réaliser leurs interventions dans les meilleures conditions de réussite, nous joignons à l’attribution, des documents comme les plans de prévention, notamment pour le travail en hauteur.

Le suivi de l’après-intervention : de la clôture à la facturation

Lors de la rédaction de leur compte-rendu d’intervention, les techniciens sont amenés à joindre des photos directement dans la solution Praxedo. Le rapport est ensuite exporté pour contrôle et validation interne auprès de nos assistantes, avant d’être envoyé aux clients. A partir de là, trois cas de “suite à donner” peuvent se présenter : soit l’intervention est terminée et donne lieu à facturation, soit elle n’est pas terminée et retourne en planification pour une nouvelle visite, soit elle nécessite l’établissement d’un nouveau devis.

Le client quant à lui signe électroniquement les différents rapports, les essais et auto-contrôles, et également le formulaire de satisfaction qui lui est systématiquement adressé à l’issue de chaque intervention.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Des bénéfices qualitatifs à tous les niveaux

En termes de bénéfices qualitatifs, Praxedo améliore notre réactivité concernant la prise en charge des demandes d’interventions, la planification de celles-ci, la transmission des rapports d’interventions, des devis et factures.

Par ailleurs, la solution nous permet d’assurer une traçabilité complète de nos interventions avec suivi de nos essais et auto-contrôles, de l’état de notre parc à maintenir etde notre satisfaction client.

Nous pouvons également répondre de façon plus rigoureuse aux obligations liées à l’analyse des risques et avons amélioré notre communication interne. Les données remontées dans Praxedo servent entre autres de support à nos réunions hebdomadaires et aident au suivi de la rentabilité.

Gain de temps et d’argent, et impact environnemental

Depuis le déploiement de Praxedo, notre délai de facturation est passé de 29 jours à 12 jours en moyenne avec l’extraction instantanée du rapport d’intervention complet. Cette extraction comprend un visuel des devis à faire, et nous fait gagner en réactivité pour transmettre toutes les informations nécessaires au client rapidement.

Par ailleurs, grâce à l’optimisation des trajets et des tournées (jusqu’à 5 interventions par jour), nous avons réduit le kilométrage de nos déplacements de 40 000 km en 1 an au global. L’impact en termes de coût (équivalent à 40 000 euros nets), l’impact environnemental, mais aussi l’impact en termes de sécurité routière pour nos techniciens est significatif. 

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

SIA Service est en forte croissance, ce qui induit une augmentation du nombre de licences à venir.

Appréhender la synergie entre Praxedo et Océan (application d’éco-conduite partenaire de Praxedo), serait en outre une évolution majeure dans notre utilisation de la solution quant à la gestion des heures de nos techniciens, ainsi qu’à l’optimisation de nos tournées. Toujours dans un but d’économie de consommation carburant et de QVT (qualité de vie au travail).

Si vous devez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

RÉACTIVITÉ : parce que nous avons une meilleure gestion au niveau national de nos plannings par rapport aux dates anniversaire d’interventions. Nous pouvons également transmettre nos rapports à nos clients sous 2 jours, ou encore attribuer des dépannages d’urgence à nos techniciens plus efficacement en fonction des besoins, grâce à la géolocalisation et à la cartographie avancée. 

MANAGEMENT : aujourd’hui l’utilisation des recherches avancées et des indicateurs du cockpit nous permettent d’appréhender, d’anticiper et de valoriser l’ensemble de nos prestations. Nous avons une vue globale de l’ensemble de nos agences et collaborateurs (délai d’intervention, retard de planning, vue sur la production et la facturation, satisfaction du client, suivi des analyses de risques). C’est un véritable outil de management qui s’intègre à nos contraintes et obligations de certification métiers APSAD.