Rédiger un rapport d’intervention avec une application mobile : bonne ou mauvaise idée ?

Les entreprises spécialisées dans le service sont en recherche perpétuelle de gains de productivité. Pour développer celle-ci, un levier très efficace consiste à doter ses techniciens d’une application mobile spécialisée. Les comptes-rendus saisis directement dans la solution, sont réalisés plus rapidement. Ils sont également plus complets, fiables, et exploitables immédiatement. 

En effet, laisser tomber le papier et dématérialiser les rapports d’intervention permet aux sociétés de service de réaliser des gains de productivité rapides et conséquents.

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L’application mobile pour soulager le technicien dans la rédaction de ses rapports d’interventions

Les professionnels des services doivent faire face à une concurrence toujours plus accrue et des clients sans cesse plus exigeants. Face à ces problématiques, la digitalisation propose des solutions efficaces qui participent pleinement à la gestion de la relation client.

Les inconvénients du papier compensés par l’utilisation d’une application mobile

Le temps de travail des techniciens, passé réellement en intervention sur le terrain, est trop souvent réduit par les tâches administratives. Toute la journée, ils doivent se plonger dans des documents épais, remplir des comptes rendus d’intervention complexes. Or bien souvent, compléter un rapport d’intervention technique est une tâche fastidieuse et chronophage. D’autant plus,  si le technicien n’aime pas trop écrire. En voulant aller au plus vite, l’exploitabilité du compte-rendu va s’en trouver pénalisée : lisibilité, champs non remplis, erreurs, etc.

Une fois remis en main propre au service administratif de son entreprise, souvent après plusieurs jours, la personne en charge de la saisie informatique va se trouver freinée dans son travail et va devoir demander des précisions au technicien ayant effectué l’intervention. Points manquants ou peu clairs, les souvenirs s’estompent à mesure que le temps passe. Bref, beaucoup de temps et d’énergie perdus !

Tous ces écueils peuvent aujourd’hui être facilement évités. En effet, il est possible de doter le technicien d’une application mobile métier spécifiquement développée pour lui. L’objectif : faciliter la tâche dans son travail quotidien.

Une application mobile dédiée aux spécificités métier de vos techniciens 

De nombreuses solutions de gestion d’interventions sont aujourd’hui disponibles sur le marché. Il en existe pour tous les budgets. Bien souvent, elles proposent, au-delà d’un logiciel de planification des interventions des techniciens, une application mobile téléchargeable sur n’importe quel portable. Celle-ci permet au technicien d’emporter son bureau dans sa poche, avec tous les éléments nécessaires à la réussite de son intervention.

Dans son application mobile, le technicien itinérant trouvera le détail de son emploi du temps de la journée ou de la semaine. Tous les documents et informations nécessaires à la réalisation de ses missions, et surtout les comptes-rendus d’intervention, font l’objet d’un paramétrage spécifique, en fonction du type d’intervention à mener. C’est en tout cas comme cela que fonctionne l’application mobile Praxedo !

Paramétrer les rapports d’interventions disponibles sur l’application mobile

Au-delà de la dématérialisation des supports, l’application mobile permet également le paramétrage personnalisé des modèles de rapports d’interventions. Celui-ci effectué en amont, est adapté à la mission à réaliser, aux types d’équipements concernés, au client, etc.

Les logiciels de gestion des interventions proposent ainsi une multitude d’options pour faire du remplissage des formulaires d’intervention une tâche facile et rapide.

Ainsi, en connectant l’application mobile au système d’information de l’entreprise, les formulaires peuvent apparaître au technicien de maintenance avec des champs pré-remplis automatiquement, de manière dynamique en fonction de l’intervention concernée.

Il est également possible de choisir les modes de réponse pour chaque champ du formulaire : cases à cocher, menus déroulants, champs de texte à saisir, photos à insérer, etc. 

Une application mobile pour améliorer la qualité de service

Le gain de temps lors de la rédaction des rapports d’intervention facilite également la relation client sur place. Le technicien dispose en effet de davantage de temps pour être à l’écoute de son client et communiquer avec lui, ce qui est une composante non négligeable pour évaluer la qualité de service. Un client écouté et considéré est un client plus facilement satisfait, et donc plus fidèle.

Par ailleurs, grâce aux fonctionnalités de signature dématérialisée et la création numérique des rapports d’interventions, le client dispose en quasi temps réel de tous les documents liés à l’intervention qui a eu lieu. Un gage de qualité non négligeable !

L’application mobile, un outil de productivité pour vos techniciens 

Equiper le technicien d’une application mobile et de rapports d’interventions dématérialisés, permet de lui faire gagner un temps considérable dans son travail quotidien. Il peut ainsi se concentrer sur ce qui l’intéresse vraiment : assurer son intervention.

Une application mobile ergonomique pour rédiger les rapports d’interventions facilement et rapidement

L’ergonomie des rapports d’interventions est très simple. Le technicien, même s’il n’est pas un parfait utilisateur de smartphone, peut rapidement s’y retrouver. Un formulaire digital va le guider pour qu’il puisse remplir intuitivement les différents champs. Il est également possible de rendre des champs obligatoires afin d’éviter les oublis.

L’avantage d’un formulaire d’intervention dématérialisé permet par ailleurs de réduire, voire supprimer totalement, les erreurs de saisie du technicien itinérant.

Righi témoigne : comment multiplier par 3 les interventions grâce à une application mobile ?

Righi, société fondée en 2013, est spécialisée dans les services techniques pour l’entretien du patrimoine. Elle équipe 9 techniciens avec Praxedo pour 3 000 interventions par an. 

Avant Praxedo, la société gérait ses interventions via un système de classification Outlook. Mais cela a rapidement montré ses limites, avec la croissance de l’entreprise : doublons, interventions oubliées, erreurs… Sans même parler du temps de facturation ! 

La solution : mettre en place un logiciel de gestion d’interventions dématérialisé. Par ailleurs, grâce à l’application mobile, les techniciens sur le terrain ont multiplié leur productivité par 3. Là où ils effectuaient 4 interventions par jour par technicien, ils sont désormais à 12 ou 13 !

Gain de temps grâce aux informations en amont, optimisation des temps de trajets, efficacité dans la rédaction des rapports… les avantages sont nombreux. 

Une application mobile pour améliorer la traçabilité de vos rapports d’interventions 

Au-delà de la rapidité et de la fiabilité de la saisie des informations, l’autre avantage essentiel d’un rapport d’intervention dématérialisé est qu’il assure une traçabilité infaillible des interventions menées. 

L’application mobile pour enregistrer toutes les étapes de l’intervention

Disposer d’une solution mobile pour les techniciens, permet de garder une trace de toutes les étapes de l’intervention : de la prise en compte de la demande du client, à la clôture et la validation de l’intervention réalisée sur le terrain.

Le digital permet ainsi de conserver toutes les preuves de l’intervention menée. Cette traçabilité peut se révéler très utile en cas de litige, au cas où par exemple, un technicien serait intervenu sur le site en l’absence d’un personnel du client. Elle permet également de respecter les engagements contractuels vis-à-vis d’un client final ou d’un donneur d’ordres.

Au moment de l’envoi de la facture, tous les éléments d’information sont accessibles pour justifier chacun d’eux auprès du client. Certaines applications mobiles proposent même un système de signature électronique pour faire valider l’intervention in situ directement par le client. 

Lier les applications mobile et web pour faciliter la remontée des données d’interventions 

Grâce à l’application mobile du technicien et à la dématérialisation des comptes-rendus d’intervention, les informations saisies par le technicien sont directement transmises au système d’information de sa société de services.

Cette transmission instantanée des données accélère et facilite grandement le travail du service administratif chargé de la facturation. Via une connexion avec le logiciel de facturation ou l’ERP de l’entreprise, plus besoin d’attendre le prochain passage du technicien au bureau. La récupération des formulaires se fait en temps réel pour la préparation de la facturation ! Tout peut se faire très rapidement. Des entreprises utilisant ainsi le logiciel de gestion d’interventions Praxedo et son application mobile ont vu leurs délais de facturation fortement réduits.

En conclusion, les entreprises de service ont tout à gagner à dématérialiser leurs rapports d’interventions. De la diminution des erreurs de saisie à la transmission des données pour facturation, les gains de trésorerie sont assurés.