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Une application pour rédiger vos rapports d’interventions : bonne ou mauvaise idée ?

KieranLePeron
Kieran Le Peron
Le 17 mai 2022

Les entreprises spécialisées dans le service sont en recherche perpétuelle de gains de productivité. Un levier de productivité très efficace consiste à doter ses techniciens d’une application mobile spécialisée dans laquelle ils vont pouvoir saisir directement leurs rapports d’interventions. Les comptes-rendus sont ainsi réalisés plus rapidement, ils sont complets et fiables et exploitables immédiatement. 

Dans cet article, nous verrons ainsi comment le fait de laisser tomber le papier et de dématérialiser les bordereaux d’intervention permet aux sociétés de service de réaliser des gains de productivité rapides et conséquents.

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Logiciel de gestion d’interventions pour technicien : évaluer ses besoins, faire le bon choix

 
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L’application mobile pour soulager le technicien dans la rédaction de ses rapports d’interventions

On le sait, les professionnels des services doivent faire face à une concurrence toujours plus accrue et des clients sans cesse plus exigeants. Face à ces problématiques, l’utilisation des solutions voit ses limites. La digitalisation propose des solutions efficaces pour compenser ces inconvénients.

Les désavantages du papier compensés par l’utilisation d’une application mobile

Le temps de travail effectif des techniciens, à savoir celui qu’ils passent réellement en intervention sur le terrain, est trop souvent réduit par les tâches administratives. Toute la journée, ils doivent se plonger dans des documents épais, remplir des comptes rendus d’intervention complexes. Or bien souvent, compléter un bordereau est une tâche fastidieuse et chronophage pour le technicien, surtout s’il n’aime pas trop écrire. Il va alors vouloir aller au plus vite et l’exploitabilité du compte-rendu va s’en trouver pénalisée : écriture illisible, champs non remplis, etc.

Une fois remis en main propre au service administratif, c’est-à-dire en passant par un délai de quelques jours, d’une semaine voire plus dans certaines entreprises, la personne en charge de la ressaisie va se trouver freinée dans son travail, et elle va devoir demander des précisions au technicien sur tel ou tel point manquant ou pas clair, parfois devoir attendre qu’il repasse au bureau. Bref, beaucoup de temps et d’énergie perdues !

Tous ces écueils peuvent aujourd’hui être facilement évités en dotant le technicien d’une application mobile métier spécifiquement étudiée pour lui faciliter la tâche dans son travail quotidien.

Une application mobile dédiée aux spécificités métier de vos techniciens 

De nombreux logiciels de gestion d’interventions sont aujourd’hui disponibles sur le marché, et pour tous les budgets. Bien souvent, ils proposent, au-delà d’un module de planification des interventions des techniciens, une application mobile téléchargeable sur n’importe quel portable et permettant au technicien d’emporter son bureau dans sa poche, avec tous les éléments nécessaires pour réussir son intervention.

Dans son application mobile, le technicien nomade trouvera le détail de son emploi du temps de la journée ou de la semaine, tous les documents et informations nécessaires à la réalisation de ses missions, mais surtout des comptes-rendus d’intervention pré-paramétrés en fonction du type d’intervention à mener. C’est en tout cas comme cela que fonctionne l’application mobile Praxedo !

Pré-paramétrez les comptes rendus d’interventions disponibles sur l’application mobile

Une application mobile pour technicien permet de dématérialiser les rapports d’interventions. Le digital permet également de concevoir en amont des modèles de comptes-rendus d’interventions pré-paramétrés en fonction des missions à réaliser, des types d’équipements concernés, des clients, etc.

Les logiciels de gestion des interventions proposent ainsi une multitude d’options pour faire du remplissage des formulaires d’intervention une tâche facile et rapide.

Ainsi, en connectant l’application mobile au système d’information de l’entreprise, les formulaires peuvent apparaître au technicien de maintenance avec des champs pré-remplis automatiquement, de manière dynamique en fonction de l’intervention concernée.

Il est également possible de choisir les modes de réponse pour chaque champ du formulaire : cases à cocher, menus déroulants, champs de texte à saisir, photos à insérer, etc. 

Une application mobile permet d’améliorer votre qualité de service

Le temps gagné lors de la rédaction des rapports d’intervention facilite également la relation avec le client sur place. Le technicien dispose en effet de davantage de temps pour être à l’écoute de son client et communiquer avec lui, ce qui est une composante non négligeable pour évaluer la qualité du service. Un client écouté et considéré est un client plus facilement satisfait, et donc plus fidèle.

Par ailleurs, grâce aux fonctionnalités de signature dématérialisée et la création numérique des comptes rendus d’interventions, le client dispose en quasi temps réel de tous les documents liés à son intervention. Un gage de qualité non négligeable !

L’application mobile, un outil de productivité pour vos techniciens 

En équipant le technicien d’une application mobile et de rapports d’interventions dématérialisés, cela lui permet de gagner un temps considérable dans son travail quotidien, et notamment pour faire ce qui l’intéresse vraiment : assurer son intervention.

Une application ergonomique pour rédiger les rapports d’interventions facilement et rapidement

L’ergonomie des comptes rendus d’interventions est très simple. Le technicien, même s’il n’est pas un parfait utilisateur de smartphone, peut rapidement s’y retrouver. Un formulaire digital va le guider pour qu’il puisse remplir instinctivement les différents champs. Il est également possible de rendre des champs obligatoires afin d’éviter les oublis.

L’avantage d’un formulaire d’intervention dématérialisé est que, en comparaison avec un formulaire papier, il vise à réduire au minimum, voire à supprimer totalement, les erreurs de saisie de la part du technicien mobile.

Righi témoigne : comment multiplier par 3 le nombre d’interventions quotidiennes de ses techniciens ?

Righi, société fondée en 2013, est spécialisée dans les services techniques pour l’entretien du patrimoine. Elle équipe 9 techniciens avec Praxedo pour 3 000 interventions par an. 

Avant Praxedo, la société gérait ses interventions via un système de classification sur Outlook. Mais cela a rapidement montré ses limites, avec la croissance de l’entreprise : doublons, interventions oubliées et erreurs de la part des équipes… sans même parler du temps de facturation ! 

Grâce à l’application mobile (couplée à un logiciel web pour les équipes administratives), la productivité des techniciens sur le terrain a pu être multipliée par 3 : là où ils effectuaient 4 interventions par jour par technicien, ils sont désormais à 12 ou 13 ! Gain de temps grâce aux informations en amont, optimisation des temps de trajets, efficacité dans la rédaction des rapports… les avantages sont nombreux. 

Une application mobile pour améliorer la traçabilité de vos rapports d’interventions 

Au-delà de la rapidité et de la fiabilité de la saisie des informations, l’autre avantage essentiel d’un rapport d’intervention dématérialisé est qu’il assure une traçabilité infaillible des interventions menées. 

L’application mobile pour enregistrer toutes les étapes de l’intervention

Disposer d’une solution de gestion d’interventions et de sa composante essentielle, l’application mobile du technicien, permet de garder une trace de toutes les étapes de l’intervention, depuis la prise en compte de la demande du client jusqu’à la clôture et la validation de l’intervention réalisée sur le terrain.

Le digital permet ainsi de conserver toutes les preuves de l’intervention menée. Cette traçabilité peut se révéler très utile en cas de litige avec le client (au cas où par exemple, un technicien serait intervenu sur le site en l’absence d’un personnel du client) ou tout simplement pour assurer le bon respect des engagements contractuels vis-à-vis d’un client final ou d’un donneur d’ordres.

Au moment de l’envoi de la facture, on dispose ainsi de tous les éléments d’information pour la justifier auprès du client. Certaines applications mobiles proposent même un système de signature électronique pour faire valider l’intervention in situ directement par le client. 

Lier les applications mobile et web pour faciliter la remontée des données d’interventions 

Grâce à l’application mobile du technicien et à la dématérialisation des comptes-rendus d’intervention, les informations saisies par le technicien sont directement transmises au système d’information de sa société de services.

Cette transmission instantanée des données accélère et facilite grandement le travail du service administratif chargé de la facturation. Via une connexion avec le logiciel de facturation ou l’ERP de l’entreprise, il n’y a plus besoin d’attendre le prochain passage du technicien au bureau pour récupérer les formulaires et préparer la facturation. Tout peut se faire très rapidement. Des entreprises utilisant ainsi le logiciel de gestion d’interventions Praxedo et son application mobile ont vu leurs délais de facturation réduits de plusieurs semaines à quelques heures.

En conclusion, les entreprises de service ont tout à gagner à dématérialiser leurs rapports d’interventions : diminution voire suppression des erreurs de saisie, traçabilité infaillible et transmission des données instantanée pour une facturation accélérée, et donc des gains de trésorerie.

Alors ? Quand est-ce que vous passez au digital ?