Comment le Groupe BML gagne 15h de traitement par semaine par assistante de marché.

Pouvez-vous présenter  en quelques mots de votre société et de ses activités ?

Le Groupe BML a été fondé en 2018, et compte aujourd’hui une centaine de collaborateurs. Nous sommes structurés autour de trois filiales distinctes : THOISON, LAURENT et CPE, dont la plus ancienne célébrera fièrement ses 70 ans l’année prochaine.

Nous proposons une gamme étendue de prestations, couvrant des métiers essentiels et variés. Nos expertises principales incluent le CVC (Chauffage, Ventilation, Climatisation), la plomberie, le chauffage, la couverture, et l’étanchéité. De plus, nous disposons d’un pôle Tout Corps d’État, nous permettant d’intervenir sur des projets de grande envergure et complexes.

Nos opérations se concentrent en Île-de-France, dans les Hauts-de-France et dans un rayon de 300 km autour de Paris, incluant des villes clés telles que Reims, Rouen, Orléans, Amiens. Cela nous permet d’assurer une couverture géographique étendue pour nos clients.

Par ailleurs, le groupe a réalisé un chiffre d’affaires record en 2024 avec 42,5 millions d’euros. Il a connu une croissance importante, puisqu’en 2021, le chiffre d’affaires s’élevait à 20 millions d’euros. Nous avons donc doublé le chiffre d’affaires en 4 ans.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

Avant d’opter pour Praxedo, notre contexte opérationnel était marqué par des problématiques significatives que nous cherchions à résoudre.

Un besoin de modernisation de nos process

Précédemment, notre planification et le suivi des interventions s’appuyaient largement sur des méthodes traditionnelles : principalement l’utilisation d’Excel et de documents papiers. Cette approche entraînait une visibilité limitée sur le statut de nos chantiers, rendant difficile un suivi en temps réel. De plus, nos processus étaient souvent longs et manuels, ce qui était une source fréquente d’erreurs et de lenteur dans nos opérations.

Une recherche d’efficacité et de traçabilité de notre gestion d’interventions

Face à ce constat, nos besoins étaient clairs. Nous souhaitions ardemment digitaliser l’ensemble de nos opérations et centraliser nos données pour une meilleure gestion. Il était crucial pour nous de pouvoir suivre en temps réel nos interventions pour une réactivité accrue. L’amélioration de la planification, de la traçabilité et de la réactivité était au cœur de nos préoccupations. Enfin, avec une montée en volume très importante des interventions, nous avions besoin d’une solution capable d’accompagner et de soutenir cette croissance.

Les raisons de notre choix pour Praxedo

Plusieurs facteurs ont été déterminants dans notre décision de choisir Praxedo. Nous avons été séduits par son interface intuitive et sa simplicité d’utilisation, ce qui était essentiel pour une adoption rapide par nos équipes. La possibilité de connexion avec notre ERP a également été un point majeur, garantissant une intégration fluide dans notre système existant. Enfin, la capacité de Praxedo à permettre l’envoi automatisé des données et des rapports d’intervention a été un atout considérable, promettant des gains d’efficacité notables.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

La solution Praxedo est intégrée à différents niveaux de notre organisation, avec des usages spécifiques adaptés aux rôles de chacun.

La plateforme web pour notre conduite d’activité

La plateforme web de Praxedo est principalement utilisée par nos équipes administratives et de gestion des activités :

• Les assistantes marchés l’utilisent pour la planification des interventions et l’envoi des rapports aux clients.
• Les chargés d’affaires s’en servent pour la validation des rapports avant leur envoi et pour le suivi global des chantiers.
• Le service facturation y accède pour le contrôle des interventions, ce qui permet d’éviter les erreurs de chiffrage et d’assurer une facturation précise.

L’application mobile pour nos techniciens terrain

L’application mobile est l’outil principal de nos équipes sur le terrain.

Les techniciens terrain y rédigent directement leurs bons d’intervention. Ils peuvent y ajouter des photos, répondre aux questions spécifiques liées à l’intervention, et envoyer le rapport une fois la tâche terminée. Cette utilisation mobile représente un gain de temps significatif et renforce considérablement la traçabilité de chaque action.

Une intégration à notre Système d’Informations existant

L’intégration de Praxedo avec notre ERP est un élément clé de notre efficacité opérationnelle.

Toutes les interventions sont initialement créées dans notre ERP, puis envoyées directement dans Praxedo. Cette synchronisation permet de conserver un numéro unique d’intervention (OS), assurant une cohérence parfaite des données entre les deux systèmes.

L’intégration garantit, en outre, une complémentarité totale avec nos processus existants et évite toute double saisie, optimisant ainsi le temps de nos équipes et réduisant les risques d’erreurs.

Pouvez-vous nous parler plus en détail de votre utilisation du Portail Donneurs d’Ordres ?

Après une année d’utilisation de Praxedo, le groupe BML a franchi une étape supplémentaire en 2023 en adoptant le portail Donneur d’Ordres (DO), un module dédié à nos clients.

Les motivations derrière l’adoption du portail Donneurs d’Ordres

Notre décision d’implémenter le portail Donneurs d’Ordres a été motivée par plusieurs objectifs stratégiques :

• Gagner en fluidité dans nos échanges avec les clients.
• Répondre à l’augmentation constante de notre volume d’interventions et aux exigences croissantes de nos clients en matière de transparence et de rapidité.
• Offrir un accès direct et transparent à toutes les informations relatives à leurs interventions, leur conférant ainsi une plus grande autonomie.

Fonctionnement du portail Donneur d’Ordres

Le fonctionnement du portail est entièrement intégré à nos processus existants.

La création d’une intervention débute dans notre ERP, transite ensuite vers Praxedo, puis est automatiquement publiée sur le portail Donneur d’Ordres.

Les clients ont ainsi un accès direct aux différents statuts de leurs interventions, depuis la pré-planification et la planification, jusqu’au statut “Démarré” (intervention en cours de réalisation) et la clôture. Cette visibilité en temps réel sur les statuts est particulièrement appréciée pour sa rapidité et son efficacité. Ils peuvent également accéder et archiver les rapports d’intervention au format PDF, ce qui assure une traçabilité optimale et une documentation complète pour chaque opération.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

La solution Praxedo, et notamment le portail Donneur d’Ordres, a transformé nos opérations et la relation avec nos  clients, générant des bénéfices significatifs à plusieurs niveaux.

Bénéfices spécifiques du portail Donneur d’Ordres

Le Portail Donneur d’Ordres a marqué une véritable révolution dans notre gestion des interventions, notamment en comparaison avec nos méthodes antérieures basées sur des documents papier et Excel. Il agit comme un levier majeur pour optimiser la satisfaction client et notre efficacité opérationnelle.

Grâce à cette solution, nos clients bénéficient désormais d’un suivi complet et en direct de toutes leurs interventions, offrant une vision 360 degrés de chaque chantier, du numéro de client au technicien assigné. Cette simplicité, fluidité et traçabilité renforcée améliorent considérablement la communication client. L’accès en temps réel aux statuts des chantiers et la possibilité de consulter des rapports d’intervention détaillés en PDF, enrichis de photos, en moins de 24 heures, augmentent notre réactivité. Cela permet aux clients de saisir rapidement les problématiques et d’envisager les suites d’interventions avec une efficacité accrue.

Le portail est par ailleurs personnalisable et doté de fonctionnalités très pratiques (filtres, recherches par adresse), ce qui rend son utilisation simple et intuitive. Une recherche efficace et rapide se traduit par une meilleure compréhension et un gain de temps considérable pour les donneurs d’ordres. 

Son déploiement au sein des équipes a également été extrêmement bien accueilli, car elles apprécient non seulement le gain de temps et l’autonomie qu’il leur procure, mais aussi la visibilité parfaite sur les devis à établir, contribuant ainsi à une augmentation significative du taux de validation des devis.

Bénéfices généraux de la solution Praxedo

Au-delà des avantages spécifiques du portail Donneurs d’Ordres, la solution Praxedo dans son ensemble a transformé nos opérations, générant des bénéfices significatifs et mesurables. En 2024, nous avons réalisé près de 1 500 interventions pour THOISON et plus de 2 500 pour LAURENT, avec une efficacité sans précédent.

En matière de productivité administrative, Praxedo est un véritable atout. Nous évitons désormais le traitement manuel des demandes, ce qui représente un gain de temps important, estimé à 3 heures par jour pour chacune de nos assistantes de marché. Cette automatisation a également permis de limiter drastiquement les relances par mail, fluidifiant ainsi la communication et réduisant la charge de travail administrative.

Ces améliorations se traduisent par une traçabilité complète et des processus fluidifiés, une meilleure communication opérationnelle avec nos clients, et in fine, une satisfaction client accrue. Tous ces éléments contribuent à une professionnalisation de notre image de marque et à une fidélisation renforcée de nos clients.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Nous sommes très satisfaits de notre collaboration avec Praxedo et envisageons d’étendre son déploiement au sein de notre structure pour maximiser ses bénéfices.

Actuellement, Praxedo est utilisé par deux de nos trois filiales : THOISON et LAURENT. Notre objectif est d’intégrer le logiciel à notre troisième filiale CPE. Cette extension permettra d’harmoniser nos processus et d’assurer une meilleure planification et organisation des interventions à l’échelle du groupe. De plus, cela nous permettra de créer une synergie inter-filiales accrue et de poursuivre une amélioration continue de notre planification globale.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Si je devais résumer la solution Praxedo en deux mots-clés, je choisirais :

“Professionnalisme”

Praxedo nous permet de documenter chaque intervention de manière claire, sécurisée et accessible. Cette documentation exhaustive est disponible pour tous les acteurs, qu’ils soient internes à notre entreprise ou nos clients, ce qui renforce notre image de professionnalisme et la transparence de nos opérations.

“Efficacité”

Grâce à l’automatisation des tâches et à la centralisation des données, Praxedo offre un pilotage des interventions qui est à la fois fluide et rapide. Cela nous permet de réduire considérablement les tâches manuelles répétitives, générant ainsi un gain de temps précieux pour nos équipes et optimisant notre productivité globale.