Praxedo x EBP : un avantage concurrentiel décisif pour Frank Service Provence

Frank Service Provence : L’expertise VMC au cœur des copropriétés

Alors qu’elle a été créée en 2007, nous avons repris Frank Service Provence en juillet 2024. Il s’agit d’une entreprise, basée à Aubagne, spécialisée dans le secteur de niche de l’entretien et la maintenance des systèmes de Ventilation Mécanique Contrôlée (VMC) en milieu résidentiel collectif.

Notre savoir-faire s’exerce au quotidien auprès des syndics de copropriété, nos clients principaux, mais aussi en lien direct avec les résidents (propriétaires ou locataires) et les conseils syndicaux. Nous intervenons sur l’ensemble du département des Bouches-du-Rhône ainsi que dans les zones limitrophes du Var.

Notre activité repose en grande partie sur des contrats d’entretien récurrents, généralement sur 5 ans, auxquels s’ajoutent dépannages ponctuels et travaux de remplacement de pièces ou de réseau VMC.

Avec une équipe de 12 collaborateurs, dont 8 techniciens dédiés aux interventions terrain, nous réalisons près de 3 500 opérations par an. En 2024, notre activité a généré un chiffre d’affaires de 1,3 million d’euros, reflet de notre engagement constant pour un service de qualité et de proximité.

Quelles sont les spécificités de votre métier en matière de gestion d’interventions ?

Notre métier présente des contraintes techniques, humaines et environnementales qui rendent la gestion des interventions particulièrement complexe et exigeante.

D’une part, nous intervenons sur des équipements sensibles, notamment les systèmes de VMC Gaz. Toute opération sur ces installations nécessite la coupure temporaire des chaudières, privant les résidents de chauffage et d’eau chaude. En cas de panne, cela crée une situation d’urgence à laquelle nous devons répondre avec une réactivité maximale. Pour y faire face, nous avons mis en place un système d’astreinte, particulièrement sollicité durant l’hiver, afin de garantir une continuité de service rapide et efficace.

Par ailleurs, certaines interventions, notamment celles réalisées en toit-terrasse, sont fortement tributaires des conditions météorologiques, ce qui requiert une grande souplesse dans l’organisation. De même, les travaux dans les combles représentent une autre contrainte majeure : en période estivale, la chaleur extrême rend ces espaces difficilement accessibles. Nous adaptons donc nos plannings saisonniers, en concentrant ces interventions sur les mois de juin et en les réduisant autant que possible en juillet et août.

Enfin, la multiplicité des interlocuteurs — syndics, conseils syndicaux, propriétaires, locataires — rend la coordination opérationnelle et la communication essentielles à la réussite de chaque intervention. Grâce à une organisation rigoureuse et des outils numériques de pilotage, nous assurons une planification optimisée, une traçabilité complète et une satisfaction client durable.

Pourquoi avez-vous choisi de connecter les solutions Praxedo et EBP ? Quels étaient vos besoins ?

Des outils manuels et un logiciel à bout de souffle

Avant la mise en place de Praxedo pour la gestion des interventions et d’EBP pour la partie commerciale, notre organisation reposait sur un système entièrement manuel. La planification s’effectuait à l’aide d’un planning mural à affichettes. Pour estimer les trajets, ils utilisaient Mappy.

Parallèlement, notre outil de gestion commerciale était une solution sur-mesure développée par un prestataire externe, devenue au fil du temps obsolète et rigide.

Le logiciel en place, bien qu’il centralisait l’ensemble des données clients, ne répondait plus aux besoins de l’entreprise. Il était compliqué de l’adapter ou de le faire évoluer : à titre d’exemple, même une éventuelle simple modification de taux de TVA était risquée. Ce constat a rendu le changement d’outils incontournable pour accompagner notre croissance et gagner en efficacité.

Un double enjeu : optimiser les tournées d’intervention des techniciens  et professionnaliser l’image

Au-delà des enjeux purement techniques, nous souhaitions amorcer une véritable montée en gamme de l’organisation de Frank Service Provence. L’objectif était triple :

• automatiser les processus internes,
• gagner en efficacité dans la planification des interventions,
• et surtout professionnaliser l’image de l’entreprise auprès de ses clients, les syndics de copropriété.

Un élément clé de cette transformation : le rapport d’intervention. Longtemps limité à un simple e-mail, parfois même inexistant pour les opérations d’entretien, ce document manquait de formalisme et de valeur perçue. Nous avons souhaité proposer des comptes-rendus structurés, personnalisés et illustrés de photos, capables de renforcer la transparence et la qualité de service.

Après avoir comparé plusieurs solutions, nous avons opté pour Praxedo pour sa simplicité d’usage et ses fonctionnalités avancées d’optimisation de tournées d’interventions.

En effet, un technicien peut effectuer 4 à 5 interventions par jour et parcourir jusqu’à 200 km : la cartographie intégrée représente alors un outil stratégique.

L’intégration avec EBP, l’ERP associé à Praxedo, a été pensée comme un prolongement naturel. Grâce à la synchronisation entre les deux outils, les techniciens accèdent en mobilité à toutes les informations essentielles sur les clients (adresses, contacts, historiques, etc.) et les équipements techniques en place sur chaque site. De son côté, l’équipe administrative bénéficie d’un gain de temps grâce à la suppression des ressaisies manuelles et à la centralisation des données.

Qui utilise Praxedo et EBP chez vous et pour quels usages ?

EBP, le socle commercial et administratif de l’entreprise

EBP est l’outil central utilisé par le pôle administratif et commercial ainsi que par nous, équipe de Direction. Il constitue le référentiel unique pour l’ensemble des données clients, la création de devis, la facturation et le pilotage global de notre activité commerciale.

Praxedo web, le centre de pilotage des interventions

Il en va de même pour la plateforme web Praxedo, qui constitue notre outil central de gestion des interventions, qu’elles soient planifiées, récurrentes ou urgentes. Elle nous permet de localiser en temps réel à la fois les sites à dépanner et la position de nos équipes, afin de mobiliser le technicien le plus proche et garantir une réactivité optimale.

C’est également depuis cette plateforme que nous générons et transmettons les rapports d’intervention à nos clients, assurant ainsi un suivi clair, structuré et professionnel de chaque opération.

L’application mobile, l’outil tout-en-un des techniciens sur le terrain

L’application mobile Praxedo est l’outil indispensable au quotidien de nos 8 techniciens terrain. Elle leur fournit l’ensemble des informations clients et sites, ainsi que les détails précis des équipements, synchronisés directement depuis EBP.

Elle propose une dizaine de rapports d’intervention conçus sur mesure pour correspondre parfaitement à nos types d’intervention (travaux, dépannage, entretien, etc.). La simplicité de leur complétude sur mobile permet aux techniciens de gagner un temps précieux sur le terrain. Ils peuvent facilement ajouter des photos et formuler des commentaires lorsqu’ils constatent que certaines informations sur les équipements doivent être mises à jour, assurant ainsi une meilleure précision et un suivi optimisé. Cette dématérialisation évite également toute ressaisie côté administratif, rendant l’ensemble du processus plus fluide et efficace pour tous.

Grâce à l’application, nos techniciens peuvent également accéder aux devis et ordres de service envoyés par les syndics de copropriété, évitant toute perte d’information et améliorant la préparation des interventions.

Par ailleurs, nous avons instauré un système de notifications SMS pour prévenir les résidents de notre arrivée, ce qui contribue à fluidifier l’organisation lors de la planification.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par l’usage conjoint d’EBP et Praxedo ?

L’intégration d’EBP et Praxedo a transformé notre manière de travailler, en apportant des bénéfices à la fois qualitatifs et organisationnels.

Sur le plan qualitatif, la synchronisation des deux outils permet une traçabilité complète de chaque intervention. Toutes les données sont centralisées, les rapports sont structurés, illustrés de photos et enrichis de commentaires terrain, ce qui nous permet d’anticiper les réclamations et de renforcer la qualité de service. Cette professionnalisation se traduit aussi côté client, avec la mise en place d’un espace en ligne dédié aux syndics, leur donnant un accès simple et autonome à l’historique de leur copropriété (rapports, devis, factures). Cela renforce à la fois la transparence et la relation de confiance.

Sur le plan organisationnel, l’usage combiné des deux solutions a permis un gain de temps significatif. Les échanges d’informations entre le terrain et le bureau sont automatisés, supprimant les ressaisies manuelles. Grâce à la dématérialisation des bons d’intervention, nos techniciens gagnent un temps précieux qu’ils consacrent par exemple à mieux préparer les interventions du lendemain, dans un objectif constant de qualité de service. Côté administratif, la gestion des devis, de la facturation et du suivi client est beaucoup plus fluide.

Enfin, cette synergie ouvre des perspectives d’évolution : nous prévoyons d’exploiter davantage les fonctionnalités de cartographie de Praxedo et d’intégrer le suivi des stocks pour aller encore plus loin dans l’optimisation de nos opérations.

Si vous deviez résumer la complémentarité des deux solutions EBP et Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Efficacité & Professionnalisme :

Ces deux mots résument parfaitement la complémentarité entre EBP et Praxedo.

Efficacité, d’abord, pour les bénéfices concrets ressentis en interne : une meilleure organisation des plannings, une transmission fluide des informations et des équipes – au bureau comme sur le terrain – mieux équipées pour exercer leur métier dans les meilleures conditions. Cette optimisation opérationnelle contribue directement à un environnement de travail plus serein, et par ricochet, à une meilleure qualité de service.

Professionnalisme, ensuite, pour la perception client : rapports structurés, interventions traçables, communication claire et transparente… Grâce à ces outils, nous renforçons chaque jour notre image d’entreprise fiable, réactive et moderne, au service des syndics de copropriétés.