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Maintenance de matériel médical : un logiciel de gestion d’interventions pour tenir vos engagements contractuels

Lauriane Potin
Le 29 septembre 2021

Outre la compétence des professionnels de santé, la qualité des prestations délivrées aux patients dans un service médical repose aussi sur un environnement technologique adapté et performant. Et aujourd’hui, nombre de services et établissements de santé privés et publics, contraints par des restrictions budgétaires, possèdent des matériels vieillissants. Or, tout appareil ou équipement médical défectueux affecte considérablement l’acte de soin, le fonctionnement, l’économie et la réputation du lieu. Dans un tel contexte, la maintenance du matériel médical revêt un caractère primordial.

Cependant, le marché des fabricants et distributeurs de Dispositifs Médicaux (DM) est atomisé. Créé en 1987, le Syndicat national de l’industrie des technologies médicales (Snitem) qui se revendique comme « la première organisation professionnelle représentant la majeure partie de l’industrie du secteur des dispositifs médicaux et des Technologies de l’information et de la communication en santé (TICS) », fédère plus de 525 entreprises, dont 93 % de TPE- PME

Dans un tel contexte, l’enjeu des entreprises de distribution, de fabrication et de maintenance de matériel médical, est double. D’un côté, il s’agit de se démarquer de la concurrence dans un secteur particulièrement morcelé. D’un autre côté, la responsabilité est grande pour les techniciens d’entretenir le matériel existant dans les meilleures conditions, et de répondre à des exigences contractuelles particulièrement élevées. L’utilisation d’un logiciel de gestion des interventions pour les techniciens en matériel médical, qu’ils soient appelés pour intervenir de manière curative ou préventive, permet de répondre à ces deux problématiques. 

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Maintenance de matériel médical : un logiciel de gestion des interventions pour tenir vos engagements contractuels

 
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Répondre aux problématiques spécifiques du secteur de la maintenance de matériel médical

Le secteur de la maintenance des équipements médicaux est particulièrement réglementé

La maintenance des dispositifs médicaux est abordée dans plusieurs textes officiels. Selon l’article R5211-5 du Code de la santé publique, cela correspond à « l’ensemble des activités destinées à maintenir ou à rétablir un dispositif médical dans un état ou dans des conditions données de sûreté de fonctionnement pour accomplir une fonction requise. »

L’arrêté du 3 octobre 1995 a été le premier à préciser l’organisation à mettre en place pour assurer la maintenance des matériels d’anesthésie et les dispositifs de surveillance et d’entretien pré et postopératoires. Plus récemment, l’arrêté du 3 mars 2003 a étendu la liste des dispositifs médicaux (DM) soumis à l’obligation de maintenance. Sont également concernés les équipements de radiodiagnostic, de radiothérapie, de médecine nucléaire ou exposant les patients à des rayonnements ionisants.

Le cadre réglementaire rend obligatoire la tenue d’un registre dans lequel sont consignées, entre autres, les opérations de maintenance et de contrôle qualité avec, pour chacune d’elles, l’identité de la personne qui les a effectuées et la date de réalisation. Ce registre doit être conservé cinq ans après la fin d’exploitation du dispositif médical. 

Par ailleurs, il est à noter que cette maintenance peut être effectuée par l’exploitant, le fabricant ou une société de tierce maintenance. Lors d’un recours à un tiers, les modalités de son exécution sont fixées contractuellement. Il s’agit notamment de définir le niveau de maintenance nécessaire au maintien des performances des dispositifs médicaux et les ressources à allouer.

Le secteur doit ainsi répondre à des engagements contractuels forts

Qu’il s’agisse de maintenance préventive ou de maintenance curative, il est clair qu’une maintenance performante dans le domaine médical requiert des outils numériques et des données. Il ne s’agit pas uniquement de pouvoir optimiser la prise de rendez-vous pour s’assurer que le suivi est bien effectué, mais également de s’assurer de la compétence du technicien en matériel médical envoyé sur le terrain. 

Il est par exemple indispensable pour le prestataire de connaître précisément le profil de vos techniciens, y compris leurs dernières formations et certifications, afin de pouvoir répondre de la meilleure manière possible au problème posé.

Prenons l’exemple d’une intervention en maintenance curative sur un matériel médical. Celle-ci intervient suite à une panne ou à un dysfonctionnement sur un équipement sensible. Alerté par l’établissement de santé, le prestataire doit intervenir au plus vite. Vous devez donc identifier rapidement dans votre vivier de techniciens la bonne compétence pour réparer le type de matériel médical endommagé et disponible au plus vite. Niveau de formation, mais aussi disponibilité, détails de la panne et historique des interventions passées sur cet équipement deviennent ainsi des informations essentielles pour les gestionnaires de planning. 

Afin de limiter les interventions en urgence, bien plus coûteuses pour les établissements en raison des risques liés à la défaillance du matériel médical, les établissements de santé se tournent ainsi de plus en plus vers la maintenance préventive. C’est là aussi un enjeu pour les entreprises du dispositif médical. 

La maintenance préventive de matériel médical, un enjeu de productivité 

La maintenance préventive, ayant pour but d’anticiper les défaillances ou la dégradation du fonctionnement d’un équipement, est programmée selon un calendrier préétabli. Ce type de contrats permet non seulement d’éviter tout risque sanitaire – et son corollaire économique – dû à l’arrêt brutal de la machine, mais permet également de diminuer les coûts de maintenance corrective : l’entretien régulier et le suivi d’un matériel médical onéreux coûtent moins cher que sa réparation en cas de panne. 

Grâce aux contrats annuels préétablis, les services peuvent s’organiser et mettre en place un dispositif pour réduire l’impact de l’intervention de maintenance. De son côté, le prestataire peut planifier les interventions de ces contrats et, dans son logiciel de gestion des plannings, générer des alertes de rappels.

Pourquoi choisir un logiciel de gestion d’interventions ?

Au vu de ces différentes problématiques, il est donc important de vous poser la question de soutenir vos activités grâce à un logiciel de gestion d’interventions spécifique à votre secteur. Celui-ci doit être capable d’identifier les enjeux de votre métier afin d’y répondre à la fois dans vos bureaux et sur le terrain. 

Répondre à la grande variété d’équipements médicaux complexes à maintenir

La maintenance d’appareils et d’équipements médicaux doit en effet intégrer un grand nombre de paramètres : les réglementations, les besoins en disponibilité des différents matériels, la performance et la durée de vie des équipements, les conséquences des défaillances, la maîtrise des coûts.

Si les laboratoires sont particulièrement concernés du fait des certifications et réglementations qui pèsent sur eux, les services de radiologie ressentent une pression identique en raison des coûts élevés des équipements (IRM, Scanner,…). Pour certains équipements médicaux de services de réanimation et blocs opératoires (monitoring de réanimation et d’anesthésie, ventilation de réanimation et d’anesthésie), c’est la criticité de leur fonction qui rend la qualité de leur maintenance si importante.

Dans ce type d’environnement, il est clair que le service de maintenance fourni par le prestataire doit être sans faille. Il doit être rapide et d’excellente qualité. Aussi, pour satisfaire ces attentes, les prestataires doivent mettre en place une organisation et des outils adaptés.

Il s’agit ainsi non seulement de pouvoir déterminer le plus efficacement possible le technicien en matériel médical adapté pour l’intervention, mais également de lui fournir tous les outils nécessaires pour son travail. Documentation spécifique, historique d’interventions, mais aussi rapports numérisés, lui permettent par exemple de remplir sa mission en étant certain de répondre à tous les critères obligatoires de suivi. Les logiciels de gestion d’interventions rassemblent tous ces documents sur une appli mobile. 

Respecter vos engagements d’interventions de maintenance préventive

En maintenance préventive, la prise de rendez-vous est clé. En tant que prestataire, vous devez respecter les besoins de vos clients tout en répondant aux exigences légales. Votre capacité à anticiper les interventions, et à fournir une interface de rendez-vous fiable et ergonomique à votre client, vous permet de vous démarquer de la concurrence. 

Dans un second temps, le technicien doit également pouvoir fournir son rapport d’intervention dans les meilleures conditions possibles. Avec un logiciel de gestion d’interventions, celui-ci peut émettre un document PDF, propre, lisible, et disponible immédiatement, au client qui peut alors le conserver sous format numérique, afin de pouvoir justifier de la bonne maintenance de ses équipements. Cela permet également  au prestataire de réduire considérablement le temps de réception des rapports et la facturation qui suit.

Vos techniciens ont besoin d’accès au numérique à tout moment lors de leurs interventions de réparation de matériel médical

Les établissements de santé ayant des équipements plus ou moins sophistiqués, les techniciens ont besoin de consulter des informations sur leur fonctionnement. Pour cela, ils doivent pouvoir accéder de façon numérique aux caractéristiques et spécificités des matériels. Cet accès nécessite qu’ils aient, sur leur tablette ou smartphone, toute la documentation spécifique aux matériels, accessible en mode connecté ou non, et aux données relatives aux interventions précédentes. 

Toutes ces informations doivent donc être notifiées dans une base de données contenant l’historique technique et financier de chaque équipement. Grâce à elles, un technicien en cours de maintenance préventive pourra être alerté sur un potentiel dysfonctionnement et éviter ainsi la défaillance technique et l’immobilisation du matériel.

Un logiciel de gestion d’interventions pour conserver un historique complet de la maintenance effectuée

Toutes ces informations numérisées permettent aussi de tracer toutes les interventions réalisées sur un équipement et de s’assurer que les contrôles imposés dans le cadre réglementaire ont bien été effectués. D’un point de vue législatif, toute opération qui n’est pas consignée dans un document papier ou numérique n’a jamais été effectuée. 

Il est donc indispensable d’avoir un historique complet de toutes les opérations intervenues tout au long de la vie du matériel. La numérisation de ces données permet une extraction automatique en cas de contrôle. Enfin, disposer d’une fonctionnalité de signature électronique, permet aux techniciens de valider l’intervention directement sur site.

Retours d’expériences : le logiciel de gestion d’interventions à l’épreuve du terrain médical

Henry Schein : des techniciens autonomes et une facturation plus rapide

Présent sur le marché français depuis 25 ans, Henry Schein, filiale du groupe américain du même nom, est une société spécialisée dans le matériel médical pour les dentistes. Elle dispose de 150 techniciens équipés du logiciel de gestion d’interventions Praxedo pour plus de 40 000 interventions par an.

Avant de passer au numérique, les techniciens d’Henry Schein utilisaient un carnet à souches à compléter en trois exemplaires. Ceux-ci devaient par la suite être envoyés à la facturation. Pertes de documents, difficultés à les lire, ce mode de fonctionnement obsolète devenait un frein à la croissance de leurs activités. Par ailleurs, le planning était géré sur différents supports, papiers comme numériques. Difficile, dans ce contexte, d’avoir de la visibilité sur les activités terrain en cours. 

En 2014, ils se sont donc tournés vers Praxedo, éditeur de logiciel de gestion d’interventions, pour dématérialiser l’ensemble de leur cycle d’interventions. Cela leur a permis de professionnaliser leur activité technique : toutes les activités des techniciens en matériel médical sont remontées en temps réel vers la conduite d’activité en agence. Cela facilite à la fois la gestion des contrats de maintenance comme les interventions de dépannage en urgence, tout en renforçant l’autonomie des techniciens. Dans le cas d’Henry Schein, cette dernière condition était primordiale, car les techniciens répondent directement au client par téléphone et planifient leurs interventions d’eux-mêmes. L’application Praxedo permet donc de conserver cette manière de fonctionner tout en maintenant un contrôle sur ce qui est réalisé sur le terrain. 

Par ailleurs, la personnalisation des formulaires en fonction du type d’intervention sécurise la saisie des données afin d’en finir avec les textes à trous pour la facturation

Toutes les fonctionnalités d’auto-planification des interventions, de gestion des récurrences, de rapports dématérialisés, et de visualisation des plannings, ont permis par extension de réduire le délai de facturation de 7 semaines à 48h, tout en limitant considérablement les réclamations clients. In fine, le logiciel de gestion d’interventions a donc aidé Henry Schein à faire des économies conséquentes

Aura santé : une meilleure traçabilité des interventions de maintenance de matériel médical

C’est pour assurer une traçabilité optimale de ses interventions qu’Aura Santé a retenu Praxedo. Fondée en 1975, cette association loi 1901, ayant pour finalité première de traiter les patients insuffisants rénaux, emploie 250 collaborateurs. Parmi eux, cinq techniciens mobiles assurent la maintenance de plus de mille équipements biomédicaux. Ils réalisent environ 1 900 interventions à l’année.

Alors qu’entre 2008 et aujourd’hui, l’activité biomédicale d’Aura Santé a quasiment doublé avec la généralisation des générateurs de dialyse, le nombre de techniciens est, lui, resté le même. L’augmentation de la charge de travail a rendu nécessaire la réorganisation de la gestion des interventions.

Aura Santé effectuait jusqu’alors la planification des interventions depuis un tableau accroché au mur. Un mode de fonctionnement qui a montré ses limites. Passant de plus en plus de temps sur la route, les techniciens avaient moins l’occasion de se voir pour s’organiser et répartir les tournées. Il pouvait ainsi arriver que deux techniciens se retrouvent sur la même intervention.

La mise en place de Praxedo a mis fin à ces problèmes de doublons en assurant une meilleure coordination des techniciens. Elle a aussi permis la création de comptes-rendus d’intervention simplifiés. Les techniciens ne rentrent que les données utiles et obligatoires au regard de la réglementation. Pas de double saisie, les informations sont importées dans l’outil de GMAO existant.

Afin de répondre aux problématiques très spécifiques du secteur, la digitalisation des process de planification, de suivi des interventions et de gestion des techniciens, est essentielle. En passant par un logiciel de gestion d’interventions spécialisé, vous êtes certain de bénéficier d’un outil flexible, adaptable, et pensé pour vos besoins métier.