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Quel logiciel de gestion des interventions pour la maintenance des portes et portails automatiques ?

Lauriane Potin
Le 17 novembre 2021

Les portes et portails automatiques connaissent un succès grandissant, porté par les avancées technologiques et renforcé par des problématiques auxquelles répond l’automatisation des accès. Qu’il s’agisse de questions de sécurité, d’hygiène, ou d’accessibilité, les portes automatiques permettent d’être à la fois en conformité avec les réglementations, et de répondre aux besoins des utilisateurs.

Pour les installateurs et mainteneurs de portes et portails automatiques, il est donc d’ores et déjà nécessaire de vous doter des outils numériques performants et les plus adaptés à vos problématiques métiers, afin d’accompagner vos techniciens sur le terrain et de gagner à la fois en productivité et en qualité de service. 

Vous doter d’un logiciel de gestion des interventions présente alors de nombreux avantages. 

Un important marché s’ouvre pour l’installation et la maintenance des portes automatiques, accéléré par la crise de la Covid 19

Covid-19, hygiène et automatisation

La crise de la Covid 19 a mis en lumière le fait que les risques de contaminations passaient également par les bâtiments : poignées de portes ou interrupteurs sont désormais identifiés comme des vecteurs de transmission des virus. À ce titre, dans un contexte de réflexion sanitaire globale, les solutions techniques permettant de limiter les contacts avec les surfaces ont le vent en poupe.

Frédéric Catherine (directeur technique de Dormakaba France), souligne ainsi que “l’accès dans de bonnes conditions d’hygiène va devenir une exigence à très court terme pour les usagers”, ce qui devrait se poursuivre une fois la crise sanitaire passée. Les risques ne sont bien sûrs pas limités à la seule Covid.”

Ainsi, à titre de comparaison, si l’Allemagne et la France sont leader en Europe dans l’automatisation des accès aux bâtiments, le marché japonais est 6 fois plus important. La marge de progression est donc considérable. Les restaurants ou sanitaires, par exemple, dont les portes sont actionnées de nombreuses fois dans la journée, ne sont pas encore majoritairement équipés d’accès sans contact.

Par ailleurs, les solutions sont nombreuses, ce qui signifie que toutes les portes existantes peuvent être automatisées et dotées de technologies dites “volontaires” ou “involontaires”. Qu’il s’agisse donc de mettre en place un système de radar ou de conditionner l’accès à des espaces via un badge ou un smartphone, les installateurs de portes et de portails automatiques voient s’ouvrir un large marché. 

Dans ce contexte, les questions organisationnelles de planification et de suivi des prestations, que ce soit afin d’optimiser les tournées des techniciens ou de s’assurer de la qualité de l’intervention, prennent une place toute particulière.  

Portes E-Service témoigne : un logiciel de gestion des interventions est indispensable pour être scalable

David Martin, directeur général et fondateur de la société Portes E-Services, indique ainsi que bénéficier d’un logiciel de gestion des interventions lui a permis de soutenir la croissance rapide de son entreprise, passé de 3 à 16 techniciens en quelques années à peine. La digitalisation était la solution pour gérer l’augmentation du nombre d’interventions entre ses agences, mais surtout pour gagner du temps pour la planification et la rédaction des comptes rendus. 

“Praxedo est un outil indispensable, même pour les petites structures comme la mienne. […] Il ne faut pas se poser de questions. C’est efficace dès que vous avez 2 ou 3 techniciens sur le terrain. Praxedo permet de se développer en rendant l’activité scalable. C’est un vrai levier de croissance.”

La sécurité, un enjeu important des techniciens installateurs de portes et portails automatiques

Cependant, l’automatisation amène nécessairement des risques de dysfonctionnements potentiellement dangereux pour l’utilisateur. La question de la sécurité est donc importante, ce qui a été souligné par l’Union Européenne avec la mise en place d’une nouvelle norme, en 2013, afin de renforcer les contrôles de sécurité au moment de l’installation.

Un logiciel de gestion des interventions vous accompagne dans le respect des normes européennes 

Depuis 2013, la norme européenne NF EN 16005:2012 impose à l’installateur de respecter des critères stricts afin d’assurer la sécurité des portes automatiques piétonnes. En cas de non-respect, la responsabilité de l’installateur est engagée : il est donc essentiel que vous puissiez attester de la rigueur de vos installations et du respect de cette norme.

Elle concerne non seulement tous les types de portes, mais également leur environnement immédiat, considéré comme des zones de risque d’écrasement ou de heurt, afin de protéger les utilisateurs de tout choc, cisaillement ou entraînement. 

En tant qu’installateur, il est donc important que vous puissiez justifier du respect de cette norme. Vous assurer de la complétude de vos comptes rendus d’installation et de la qualité de l’archivage de vos prestations est donc essentiel. Un logiciel de gestion des interventions peut vous faciliter la tâche sur ces deux points.

Vos techniciens sont accompagnés dans leurs interventions d’installation et de maintenance

Vous doter d’un logiciel de gestion des interventions garantit un suivi de qualité toutes vos prestations. 

Prenons l’exemple de la complétude des comptes rendus d’intervention : au format papier, il est facile pour le technicien sur le terrain d’oublier de cocher une ou plusieurs cases. Sans compter les pertes de document ou les problèmes d’illisibilité.

Au format numérique, ces comptes rendus sont facilement paramétrables. Vous pouvez rendre obligatoire la complétion de certains critères (pour être certain de répondre aux normes européennes, par exemple, mais les cas d’usage sont nombreux) afin d’accéder à la suite des documents via des champs contraints.

Vous pouvez par ailleurs adapter vos formulaires à chaque type d’intervention et faciliter le travail administratif du technicien sur le terrain. 

D’autre part, les solutions numériques de gestion des interventions permettent également de rédiger des rapports toujours plus précis dans le but de réduire les litiges et de vous protéger le cas échéant. Vous pouvez par exemple imposer la prise de photos horodatées et géolocalisées sur le terrain afin d’attester de la qualité de votre installation. Dans le cas où une deuxième intervention est nécessaire, vous pouvez également annoter les photos afin de faciliter le diagnostic du technicien sur place.

Mais un logiciel de gestion des interventions est également un atout pour vos équipes en charge de la planification des interventions et de leur suivi administratif.

Témoignage : pour Iconix, le paramétrage des formulaires permet d’éviter les erreurs

Fondée en 1990, la société Iconix dispose aujourd’hui de 18 techniciens équipés d’une solution de gestion des interventions. Christophe Biagioli, explique comment il a fiabilisé la gestion de ses interventions.

“Grâce à son application mobile le technicien dispose de toutes informations utiles et du formulaire pré-paramétré en fonction de l’intervention demandée par le client. […] En plus, le formulaire le guide directement sur ce qu’il doit faire, avec un système d’étapes à valider avant d’attaquer la phase suivante de l’intervention, des cases à cocher, etc. 

Ce système de formulaire contraignant est très pratique pour le technicien, notamment quand c’est un jeune inexpérimenté. Il est guidé et sécurisé dans sa tâche. Et pour nous, c’est aussi très pratique pour le traitement administratif derrière, car on est sûr que rien ne manque.”

Comment optimiser les interventions de maintenance des portes et portails automatiques grâce à un logiciel de gestion des interventions ?

Les enjeux de planification sont nombreux pour les entreprises installatrices de portes et portails automatiques. Les compétences requises sont variées, de même que les types d’interventions. 

Par ailleurs, au vu de l’étendue du marché, il y a fort à parier que le nombre d’interventions va augmenter de manière conséquente dans les prochaines années. Il est donc important de vous doter d’ores et déjà d’une solution numérique. 

Planifiez automatiquement les interventions prévues dans les contrats de maintenance

Une grande partie des interventions des installateurs de portes et portails électriques concerne les contrats de maintenance. En effet, la loi exige un niveau de maintenance élevé pour ces installations via des contrats prévoyant un minimum de 2 visites annuelles et un suivi précis de l’historique de maintenance. 

Le nombre d’interventions à planifier est donc conséquent et la logistique peut vite s’avérer être un véritable casse-tête. Un logiciel de gestion des interventions vous permet de planifier automatiquement les interventions de maintenance selon les contrats établis. 

Par ailleurs, vous pouvez automatiser l’envoi de mails ou de SMS à vos clients afin de leur rappeler la date et l’heure d’intervention prévue. Sans compter que la dématérialisation du livret d’entretien permet d’effectuer un suivi précis et quasiment en temps réel depuis le bureau, et de l’envoyer au client dans les plus brefs délais. 

Optimisez la planification des interventions de vos techniciens

La question de l’optimisation des plannings est une problématique pour de nombreuses entreprises. En effet, les exigences des clients sont de plus en plus élevées, ce qui se révèle dans les contrats où vous précisez un temps maximum de dépannage. Comment vous assurer de disposer des techniciens nécessaires pour compléter à la fois les exigences de maintenance et les interventions en urgence ?

Bénéficier d’un logiciel de gestion des interventions vous permet de créer les tournées de vos techniciens de manière optimale, en fonction notamment du temps de trajet, de la durée prévue des interventions ou des compétences techniques spécifiques. 

La création des interventions de dépannage est également simplifiée, puisque que vous avez accès au suivi en temps réel de l’activité de vos techniciens. À chaque demande, vous êtes donc en mesure d’indiquer à votre client quand l’intervention pourra avoir lieu. Votre technicien sur le terrain est directement notifié du dépannage, ce qui vous permet à la fois de gagner en productivité sur le terrain et de répondre de manière qualifiée à vos clients.

Pour Axe, un logiciel de gestion des interventions permet de gagner en efficacité administrative

Pour Charles Radisson, Président Directeur Général de la société, le bénéfice n°1 de l’utilisation de Praxedo est l’efficacité administrative. Il explique ainsi que l’utilisation de la solution de gestion des interventions a eu les bénéfices suivants : 

  • Suppression de la partie papier des bons d’interventions (1000 documents par mois)
  • Des rapports d’interventions plus clairs et plus complets
  • Une récupération des informations terrain en temps réel
  • Une meilleure traçabilité grâce aux historiques d’interventions par client
  • Une réelle simplification de la gestion des interventions chez AXE

Concernant la facturation, la mise en place de Praxedo a permis un gain immédiat de 50% sur le coût d’émission des factures.

Et surtout Charles Radisson insiste sur le fait qu’AXE a gagné 10 jours de facturation. Avec 300 factures par mois, il reconnaît que c’est un gain colossal pour une PME comme la sienne.

Le futur des portes automatiques : allier santé et sécurité

La filière peut se targuer de proposer des dispositifs innovants afin de lier les questions de santé et de sécurité. Des capteurs intelligents bénéficient ainsi de nouvelles technologies permettant de s’associer aux systèmes d’ouverture automatique. Cela permet de conditionner l’ouverture à certains critères. On peut imaginer vérifier si la température de la personne n’est pas trop élevée, si elle porte son masque, si elle a prélevé du gel hydroalcoolique etc. Les possibilités sont nombreuses pour coupler le besoin de sécurité aux risques sanitaires

D’autres utilisations sont aussi à envisager, notamment pour gérer les entrées et les sorties dans les bâtiments. Par exemple, on peut désactiver automatiquement la porte d’accès lorsque la jauge maximale en intérieur est atteinte. 

L’avenir semble assuré pour les portes et les portails automatiques, qui apportent des réponses adaptées aux besoins des utilisateurs quotidiens. En tant qu’installateur et mainteneur de ces systèmes, votre responsabilité est engagée par des normes exigeantes. Il est donc important que vous puissiez justifier de la traçabilité et de la qualité de vos interventions. Par ailleurs, les demandes des clients se font de plus en plus fortes, et il est nécessaire d’allier la qualité de votre prestation à un service client irréprochable, particulièrement concernant la rapidité de réponse en cas de dépannage. 

Un logiciel de gestion des interventions est donc un outil bienvenu afin de vous accompagner dans ces nouveaux défis. En accompagnant à la fois vos équipes au bureau et les techniciens sur le terrain, vous vous assurez un service irréprochable sur la totalité de l’intervention, qu’il s’agisse de maintenance prévue aux contrats ou de dépannages en urgence.